5 Contoh surat peringatan untuk karyawan (Teguran, SP1, SP2, SP3)

Pernahkah kamu mendapatkan surat peringatan karyawan di kantor? Surat peringatan atau SP biasanya diberikan perusahaan kepada karyawan yang dinilai melakukan pelanggaran. Hal ini dilakukan sebagai peringatan agar kesalahan yang sama tidak terulang kembali di kemudian hari. 

Nah, jika kamu tidak begitu memahami aturan terkait hal ini, ada baiknya kamu perhatikan penjelasan mengenai surat peringatan karyawan beserta contoh surat peringatan karyawan berikut. 

Apa itu surat peringatan karyawan? 

Surat peringatan kerja adalah pemberitahuan formal atas tindakan pelanggaran karyawan - EKRUT

Surat peringatan adalah pemberitahuan formal yang dikeluarkan oleh seseorang yang berwenang terhadap tindakan individu yang dianggap tidak pantas, melanggar atau negatif. Surat peringatan ini dianggap sebagai langkah awal untuk mengatasi konflik, dan biasanya bila tidak diindahkan akan diikuti dengan tindakan disipliner. 

Dalam lingkup pekerjaan, pihak yang berwenang adalah pimpinan atau perusahaan sementara individu adalah karyawan di dalamnya. Umumnya surat peringatan karyawan dikeluarkan sebagai bentuk pengakuan resmi atas pelanggaran dalam etos kerja perusahaan. Ini merujuk pada kinerja yang buruk, perilaku yang tidak pantas di tempat kerja, kesalahan dalam mengelola sumber daya perusahaan, atau karena mengabaikan kebijakan perusahaan. 

Contoh jenis pelanggaran karyawan yang umumnya dapat diberikan surat peringatan tersebut seperti sering absen tanpa pemberitahuan, sering terlambat bekerja, membocorkan rahasia perusahaan, tidak memenuhi tanggung jawab pekerjaan, dan lain-lain. Surat peringatan karyawan tidak selalu berakhir pada pemecatan. Surat peringatan karyawan juga bisa bersifat layaknya teguran yang membantu kamu memperbaiki diri dan  perilaku dalam bekerja di masa depan. 

Meski begitu bukan berarti kamu bisa meremehkan pentingnya surat peringatan kerja. Jika kamu sudah mendapatkan surat peringatan ini, maka itu berarti kesalahanmu sudah dianggap sangat serius. 

Baca juga: Disiplin kerja dan alasan penting menjaganya dengan baik

Aturan surat peringatan karyawan di Indonesia

Pemberian surat peringatan karyawan telah diatur dalam undang-undang - EKRUT

Penerapan surat peringatan karyawan di Indonesia sudah diatur dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan pada pasal 161 yang berbunyi: 

Seperti yang dijelaskan dalam pasal tersebut, surat peringatan kerja karyawan akan diberikan secara bertahap yakni SP-1, SP-2, dan SP-3 dengan masing-masing masa berlaku selama enam bulan. 

Ini berarti SP-1 akan berlaku selama jangka waktu 6 bulan, di mana jika karyawan tersebut terbukti melakukan pelanggaran lainnya sebelum masa berlaku SP-1 berakhir, maka perusahaan berhak mengeluarkan SP-2. Begitu pula dengan SP-3, akan dikeluarkan bila di masa berlaku SP-2 karyawan tersebut terbukti masih melakukan pelanggaran. 

Meski demikian perlu diingat bila keputusan untuk masa berlaku pemberian setiap surat peringatan karyawan dapat bergantung kembali lagi pada kontrak perjanjian kerja bersama perusahaan dan karyawan.

Dalam UU No 13 tahun 20013 tentang Ketanagakerjaan pasal 161 ayat 2 disebutkan sebagai berikut: 

Ini berarti penerbitan surat peringatan karyawan tetap kembali kepada yang sudah diatur dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan, perjanjian kerja bersama.

Oleh karena itu, bisa jadi masing-masing perusahaan memiliki semacam SOP surat peringatan  tersendiri yang tidak hanya dapat mengatur jenis pelanggaran karyawan apa saja yang dapat dikenai SP namun juga mekanisme pemberian surat peringatan tersebut. Karena itu pastikan untuk mengetahui aturan-aturan yang sudah disepakati dalam perusahaan mengenai hal tersebut. 

Lalu bagaimana dengan PHK? 

Pemutusan hubungan kerja bisa diberlakukan bila karyawan kembali membuat kesalahan atau ketika dianggap tidak kunjung memperbaiki diri selama kurun waktu berlaku surat peringatan karyawan ketiga tersebut.

Aturan terkait pemutusan hubungan kerja tersebut juga diatur di ayat ketiga Undang-Undang Nomor 13 tahun 2003 tentang ketenagakerjaan pada pasal 161 tersebut yang berbunyi: 

Format surat peringatan karyawan 

Surat peringatan karyawan harus dibuat dengan jelas agar tidak salah tafsir - EKRUT

Struktur surat peringatan karyawan pada dasarnya akan mirip dengan surat-surat formal lainnya. Ada beberapa unsur yang bisa kamu temukan di dalamnya seperti:

• Alamat pengirim
• Tanggal
• Judul dan nomor surat
• Isi 
• Nama dan tanda tangan 

Format surat peringatan karyawan memang terbilang sederhana, singkat dan to the point. Pada bagian isi harus dijelaskan nama dan jabatan karyawan yang melakukan pelanggaran, alasan pemberian surat peringatan karyawan serta tujuan dari pemberian surat peringatan tersebut.  Pelanggaran yang menjadi dasar dari pemberian surat peringatan juga harus ditulis secara jelas untuk menghindari salah tafsir. 

Baca juga: Harus bagaimana kalau kena PHK?

5 Contoh surat peringatan karyawan 

Perusahaan bisa memiliki SOP surat peringatan karyawan tersendiri - EKRUT

Berikut beberapa contoh surat peringatan karyawan dapat kamu perhatikan. 

1. Contoh surat peringatan karyawan berupa teguran 

Seringkali perusahaan mengeluarkan SP 1 diberikan sebagai bentuk teguran terhadap pelanggaran kedisiplinan karyawan. Berikut contoh surat teguran disiplin tersebut: 

2. Contoh surat peringatan karyawan dengan sanksi pemotongan gaji 

Seperti dijelaskan di atas, dalam beberapa kasus pemberian surat peringatan karyawan bisa jadi tidak hanya berupa teguran namun pemberian sanksi tambahan sesuai aturan yang telah disepakati antara perusahaan dan karyawan. Misalnya sanksi pemotongan gaji, seperti dalam contoh surat peringatan karyawan berikut ini.

3. Contoh surat peringatan karyawan tahap 1 / SP-1

Jika kesalahan yang dilakukan oleh karyawan masih tergolong ringan, biasanya akan diberikan SP1. Surat tersebut dimaksudkan agar karyawan tersebut dapat memperbaiki sikapnya dan terhindar dari pemutusan kerja. Karyawan yang mendapatkan surat ini biasanya melakukan kesalahan seperti tidak memenuhi target, melanggar SOP, atau daftar kehadiran yang buruk. Berikut ini contoh surat peringatan karyawan SP-1.

4. Contoh surat peringatan karyawan tahap 2 / SP-2

Contoh surat peringatan karyawan tahap 2 akan diberikan bila karyawan tetap melakukan kesalahan yang sama dan tidak menunjukkan perbaikannya. Dalam surat ini biasanya juga diberikan keterangan sanksi untuk karyawan yang bersangkutan. Sanksi tersebut dapat berupa pemotongan gaji, insentif, atau lainnya. Selain itu juga akan diberitahukan bahwa akan diberikan SP-3, jika tidak terjadi perubahan. Berikut ini adalah contoh surat peringatan karyawan SP-2.

5. Contoh surat peringatan karyawan tahap 3 / SP-3

Jika sudah melewati 2 tahap surat peringatan yang sebelumnya dan karyawan bersangkutan masih melakukan hal yang merugikan perusahaan. Maka bagian HR akan menerbitkan SP-3, dimana sekaligus surat pemutusan hubungan kerja kepada karyawan bersangkutan. Adapun contoh surat peringatan karyawan SP-3 sebagai berikut:

Apa hak karyawan jika terkena PHK?

Tidak hanya mengetahui contoh surat peringatan karyawan, kamu juga harus memperhatikan hak jika di PHK. (Sumber: Pexels)

Setelah mengetahui contoh surat peringatan karyawan, jika kamu terpaksa harus di PHK oleh perusahaan, maka kamu berhak mendapatkan uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak.

Dilansir dari hukumonline.com, adapun ketentuan hak yang kamu terima sebagai berikut:

• Uang pesangon sebesar 0,5 kali ketentuan pesangon
• Uang penghargaan masa kerja (UPMK) sebesar 1 kali ketentuan UPMK
• Uang penggantian hak (UPH)

Ketentuan besaran uang pesangon yang didapatkan tergantung pada masa kerja karyawan yang bersangkutan, yaitu

• masa kerja kurang dari 1 tahun, 1 bulan upah;
• masa kerja 1 tahun atau lebih tetapi kurang dari 2 tahun, 2 bulan upah;
• masa kerja 2 tahun atau lebih tetapi kurang dari 3 tahun, 3 bulan upah;
• masa kerja 3 tahun atau lebih tetapi kurang dari 4 tahun, 4 bulan upah;
• masa kerja 4 tahun atau lebih tetapi kurang dari 5 tahun, 5 bulan upah;
• masa kerja 5 tahun atau lebih tetapi kurang dari 6 tahun, 6 bulan upah;
• masa kerja 6 tahun atau lebih tetapi kurang dari 7 tahun, 7 bulan upah;
• masa kerja 7 tahun atau lebih tetapi kurang dari 8 tahun, 8 bulan upah;
• masa kerja 8 tahun atau lebih, 9 bulan upah.

 Sedangkan ketentuan besaran UPMK adalah sebagai berikut

• masa kerja 3 tahun atau lebih tetapi kurang dari 6 tahun, 2 bulan upah;
• masa kerja 6 tahun atau lebih tetapi kurang dari 9 tahun, 3 bulan upah;
• masa kerja 9 tahun atau lebih tetapi kurang dari 12 tahun, 4 bulan upah;
• masa kerja 12 tahun atau lebih tetapi kurang dari 15 tahun, 5 bulan upah;
• masa kerja 15 tahun atau lebih tetapi kurang dari 18 tahun, 6 bulan upah;
• masa kerja 18 tahun atau lebih tetapi kurang dari 21 tahun, 7 bulan upah;
• masa kerja 21 tahun atau lebih tetapi kurang dari 24 tahun, 8 bulan upah; dan
• masa kerja 24 tahun atau lebih, 10 bulan upah.

 Adapun UPH yang seharusnya diterima meliputi:

• cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur;
• biaya atau ongkos pulang untuk pekerja/buruh dan keluarganya ke tempat di mana pekerja diterima bekerja; dan
• hal-hal lain yang ditetapkan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Nah, jika kamu terkena PHK, jangan ragu untuk segera melamar pekerjaan di tempat lain. Kalau ingin lebih cepat, kamu bisa lho mendaftarkan diri di Ekrut untuk mendapatkan pekerjaan lainnya, jadi tunggu apa lagi? Yuk, buat akunmu sekarang!

Baca juga: Awas, ini 10 tanda kamu akan mengalami PHK

Itulah beberapa hal penting yang bisa kamu simak mengenai surat peringatan karyawan beserta contoh surat peringatan karyawan. Seperti yang dijelaskan sebelumnya, surat peringatan karyawan hanya akan diberikan bila karyawan terbukti melakukan pelanggaran terhadap aturan perusahaan. 

Itu sebabnya, selalu taati aturan yang ada dan bekerja sebaik mungkin agar kamu tidak mendapatkan surat peringatan karyawan yang akan mengancam perkembangan karier kamu ke depan. 

Last update: 22 Juni 2021

Sumber:

• hrhelpboard.com
• thebalancecareers.com
• Hukumonline.com