Saat mengirim barang, pihak pengirim membutuhkan surat jalan yang perlu dibawa untuk diperlihatkan kepada penerima. Yuk, ketahui pengertian dari surat jalan, contoh, dan fungsinya sebagai berikut.
Apa itu surat jalan?
Petugas pengantar membawa surat jalan (Sumber: EKRUT)
Surat jalan adalah dokumen yang dibutuhkan saat akan mengirimkan barang dari pengusaha kepada konsumen atau antar perusahaan. Dokumen ini berisi informasi mengenai barang yang dikirim agar dapat membantu petugas yang mengirimkan barang untuk memeriksa apakah barang yang dikirimkan kepada konsumen sudah benar.
Surat jalan juga berfungsi sebagai surat keterangan yang harus ditunjukkan ketika muatan kendaraan pembawa barang diperiksa oleh petugas lalu lintas di jalan-jalan tertentu.
Baca juga: 7 contoh cover letter dan tips agar dilirik HRD
Kegunaan surat jalan
Surat jalan berfungsi sebagai dokumen resmi perusahaan (Sumber: EKRUT)
Surat jalan berfungsi sebagai alat legalitas untuk mengirim barang dari pengusaha kepada konsumen. Berikut adalah tiga fungsi surat jalan:
1. Sebagai surat keterangan
Surat jalan berfungsi sebagai surat keterangan untuk diperiksa petugas yang berwenang. Informasi yang ada pada surat jalan menerangkan sejumlah poin penting yang dilibatkan pada proses pengiriman. Poin-poin atau informasi tersebut akan menjadi acuan utama saat pemeriksaan oleh petugas yang berwenang maupun pihak yang menerima.
2. Dokumen resmi perusahaan
Surat jalan berfungsi sebagai dokumen legalitas atau birokrasi bagi perusahaan untuk proses antar kirim barang. Surat jalan ini dikeluarkan menjadi bukti sah bahwa karyawan, sopir atau pengantar, hingga pihak lain yang menerima telah melakukan transaksi pengiriman barang dengan benar.
3. Bukti pengiriman yang valid
Surat jalan berfungsi sebagai bukti pengiriman yang valid dan dapat dimasukkan pada pembukuan akuntansi. Hal ini karena surat jalan tidak hanya diserahkan kepada pihak penerima, tapi juga perlu diperlihatkan kembali pada pihak pengirim setelah transaksi selesai.
Baca juga: 10 Contoh deskripsi diri yang profesional dan menarik HRD
Informasi yang harus tercantum dalam surat jalan
Di dalam surat jalan perlu tanda tangan dari pengirim (Sumber: EKRUT)
Ada beberapa informasi yang harus dicantumkan dalam surat jalan untuk membantu petugas yang berwenang untuk melakukan pengecekan dan meminimalkan tindak kriminal. Berikut adalah beberapa informasi yang wajib tercantum dalam surat jalan, yaitu:
- Nama dan alamat perusahaan pengirim
- Nomor surat
- Tempat dan tanggal pembuatan surat jalan
- Nama perusahaan tujuan atau institusi tujuan pengiriman
- Rincian dari barang yang dipesan seperti nama barang, jumlah barang, dan harga barang
Selain poin-poin di atas, format dalam surat jalan juga dapat dilengkapi dengan informasi pengantar barang atau nama sopir serta nomor polisi kendaraan. Surat jalan juga perlu ditandatangani oleh seluruh pihak yang terlibat dalam proses pengiriman dan penerimaan barang.
Surat jalan umumnya terdiri dari dua rangkap utama yaitu lembar berwarna putih yang harus dikembalikan kepada pihak pengirim untuk digunakan sebagai dokumen penagihan atau invoice. Kemudian rangkap kedua adalah lembar berwarna merah yang diberikan kepada pihak penerima sebagai bukti barang sudah diantarkan dan diterima dalam kondisi baik. Ada juga catatan laporan transaksi yaitu pada lembar ketiga dan keempat. Bagian ini akan diberikan kepada karyawan atau supervisor yang menyampaikan perintah.
Baca juga: Contoh surat referensi kerja yang membantu proses rekrutmen
5 Contoh surat jalan
Pihak pengirim menyerahkan surat jalan kepada petugas pengantar (Sumber: EKRUT)
Berikut adalah beberapa contoh surat jalan untuk pengiriman barang. Namun format surat jalan dapat disesuaikan dengan kepentingan masing-masing perusahaan.
1. Contoh surat jalan tingkat kepala desa
Contoh surat jalan tingkat kepala desa (Sumber: EKRUT)
Berikut adalah contoh surat jalan di tingkat kepala desa yang berisi nomor surat, nama barang, jumlah barang yang dikirimkan, kendaraan pengirim dan nomor polisi serta tempat tujuan pengiriman yang ditandatangani oleh pengirim yaitu kepala desa dan sopir pengirim.
2. Contoh surat jalan perusahaan
Contoh surat jalan perusahaan (Sumber: EKRUT)
Berikut adalah contoh surat jalan perusahaan yang mengirimkan kepada perusahaan lain yang berisi nomor surat, nama barang, jumlah barang yang dikirimkan, juga tanggal pengiriman dan penerimaan barang yang ditandatangani oleh pengirim yaitu manajer marketing dan sopir pengirim.
Baca juga: Surat perjanjian kerja: Tujuan, jenis, syarat, isi, dan 4 contohnya
3. Contoh surat jalan perusahaan furniture
Contoh surat jalan perusahaan furniture (Sumber: EKRUT)
Berikut adalah contoh surat jalan perusahaan furniture yang berisi nomor surat, nama barang, jumlah barang yang dikirimkan, tanggal pengiriman, tujuan pengiriman, kendaraan pengirim dan nomor polisi yang ditandatangani oleh pengirim dan penerima.
4. Contoh surat jalan perusahaan
Contoh surat jalan perusahaan (Sumber: EKRUT)
Berikut adalah contoh surat jalan perusahaan kepada perusahaan lain yang berisi nomor surat, tanggal invoice, nama dan alamat penerima, nama barang, dan jumlah barang yang dikirimkan yang ditandatangani oleh pengirim dan penerima.
5. Contoh surat jalan perusahaan kepada pembeli
Contoh surat jalan perusahaan (Sumber: EKRUT)
Berikut adalah contoh surat jalan perusahaan kepada pembeli yang berisi nomor surat, nama dan alamat pengirim, nama dan alamat penerima, nama barang, jumlah barang yang dikirimkan, dan keterangan yang ditandatangani oleh pengirim dan penerima.
Baca juga: 6 Contoh surat cuti menikah yang perlu diketahui karyawan
Jika kamu saat ini masih belum memiliki pekerjaan, coba daftarkan diri kamu untuk menjadi talent di EKRUT. Semua proses dan bantuan professional di talent marketplace EKRUT gratis. Kamu – sebagai talent atau employer – bisa langsung direkrut dan merekrut kandidat yang sesuai. Jadi tunggu apa lagi? Yuk, daftar sekarang juga di EKRUT!
Itu tadi informasi mengenai contoh surat jalan, semoga bisa membantu kamu membuat surat jalan untuk perusahaanmu. Bagi kamu yang belum bekerja, coba tonton video berikut mengenai mitos dan tips profesional memilih dalam karir. Semoga berhasil!
Sumber:
- 99co
- cermati.com
- akseleran.co.id
