Contoh Laporan Pertanggungjawaban, 4 Komponen dan Formatnya

Dalam pelaksanaan sebuah kegiatan, baik berskala kecil maupun besar, mengoordinasi banyak pihak maupun sedikit, berada di lingkungan akademis maupun profesional. Laporan pertanggungjawaban yang biasa disingkat LPJ akan diperlukan. 

Apa sajakah komponen dari LPJ tersebut dan seperti apa format yang harus kamu gunakan dalam formulasi pembuatan LPJ? Berikut informasi lengkap yang telah EKRUT Media rangkum untuk kamu!

Baca juga: 5 Jenis program kerja yang efektif untuk perusahaan

Apa itu laporan pertanggungjawaban?

Perumusan LPJ akan dimulai dari dokumentasi rapat sampai pengumpulan nota dalam kegiatan yang berlangsung. (Sumber: Shutterstock) 

Laporan pertanggungjawaban adalah dokumen yang memuat informasi secara rinci mengenai pelaksanaan sebuah kegiatan. Laporan ini bersifat resmi dan biasanya dilegalkan oleh pemangku kedudukan tertinggi di suatu instansi setelah kegiatan tersebut selesai. Pada pelaksanaanya, perumusan LPJ akan dimulai dari dokumentasi rapat pertama serta rapat rapat lanjutan persiapan acara yang berbentuk notula, berlanjut pada semua bukti pembayaran dan kesepakatan dari berbagai pihak dalam berjalannya suatu kegiatan, sampai semua detail yang terjadi dalam kegiatan termasuk didalamnya hambatan dan penyelesaian dari hambatan yang terjadi

Baca juga: 7 Cara menghadapi masalah di kantor agar tetap profesional

Tujuan dibuatnya laporan pertanggungjawaban 

Laporan pertanggungjawaban diperlukan untuk mengetahui secara detail semua hal yang terjadi pada satu acara (Sumber: Shutterstock)

Laporan pertanggungjawaban diperlukan untuk mengetahui secara detail semua hal yang terjadi pada satu acara. Salah satu contohnya pengeluaran dan pemasukan dana, dengan begitu apabila kedepannya akan diselenggarakan acara yang serupa. Pihak yang bertanggung jawab pada acara berikutnya dapat memperkirakan hal-hal yang perlu dipersiapkan lebih matang serta membuat budgeting yang lebih terarah.

Baca juga: 5 Contoh format laporan keuangan bulanan Ms. Excel dan tips membuatnya

4 Komponen dalam laporan pertanggungjawaban

Sistematis penyusunan LPJ harus mengikuti kaidah yang telah secara umum digunakan. Sumber: Unsplash) 

Secara generik sebuah LPJ memiliki empat bab, secara tersusun urutannya adalah pendahuluan, rencana pelaksanaan kegiatan, pelaksanaan kegiatan, serta penutup. Berikut komponen-komponen penting yang harus diperhatikan dalam penyusunannya:

1. Informasi mendetail

Merujuk pentingnya LPJ sebagai sarana untuk evaluasi kegiatan, komponen pertama yang paling penting adalah informasi yang merinci segala sesuatu yang ada didalamnya. Sebagai contoh dalam bab satu pendahuluan, perlu disebutkan latar belakang, tujuan kegiatan, sasaran kegiatan, serta prediksi hasil yang akan dicapai. Hal ini penting untuk diketahui agar acara yang diselenggarakan memiliki manfaat untuk banyak pihak bukan hanya serta-merta menghabiskan anggaran. 

2. Bersifat transparan

LPJ yang disusun harus bersifat transparan. Hal ini berarti segala sesuatu yang tercantum dapat dipercaya karena memiliki data yang detail serta transparan. Hal ini dapat dilihat dari total anggaran yang direncanakan dalam bab dua, anggaran konkret yang dipergunakan dalam keseluruhan acara dalam bab tiga, serta lampiran semua nota penerimaan dan pembayaran yang mendukung berjalannya suatu acara yang diselenggarakan.

3. Menjawab 5W+1H

Apa, dimana, kapan, kenapa, siapa dan bagaimana acara kamu terselenggarakan. Semua hal tersebut harus masuk dalam LPJ yang secara spesifik berada di bab tiga. Berikut penjelasan lengkap mengenai 5W+1H tersebut:

1. What, yakni informasi berupa acara yang diselenggarakan.
2. Where, yaitu di mana acara tersebut diselenggarakan.
3. When, tentu kamu tahu hal ini merujuk pada waktu acara tersebut diselenggarakan.
4. Why, yaitu alasan atau tujuan mengapa acara tersebut diselenggaran. Apakah lebih banyak manfaat dibandingkan masalah dari berlangsungnya acaramu.
5. Who, di sini kamu bisa lebih spesifik menentukan siapa saja pihak yang terlibat, jikalau ada narasumber atau bintang tamu yang diundang, perlu juga dicantumkan dalam LPJ.
6. How, komponen terakhir adalah bagaimana acara yang kamu selenggarakan berjalan dari awal sampai akhir. Pada komponen ini, kamu bisa menuliskan rincian acara kegiatan dalam bentuk rundown.

4. Tersusun secara rapi

Sistematis penyusunan LPJ harus mengikuti kaidah yang telah secara umum digunakan. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa secara generik terdapat 4 bagian utama yaitu pendahuluan, rencana pelaksanaan kegiatan, pelaksanaan kegiatan, serta penutup. Setelah keempat ba tersebut diformulasi, pada bagian akhir LPJ terdapat lampiran-lampiran semua hal yang dibutuhkan seperti notula, nota serta foto kegiatan.

Baca juga: Mengenal laporan arus kas dan manfaatnya bagi perusahaan

Format laporan kegiatan

Format laporan pertanggungjawaban secara sistematis terdiri dari bab i, ii, iii dan iv. (Sumber: Shutterstock)

Setelah mengetahui komponen yang dibutuhkan untuk membuat suatu LPJ, akan dipaparkan apa saja yang harus dicantumkan dalam setiap bab sehingga laporanmu lengkap dan profesional.

BAB I: Pendahuluan

Pada bagian bab pertama LPJ, bagian yang harus kamu persiapkan antara lain latar belakang serta maksud dan tujuan diselenggarakannya acara. Kamu juga bisa menambahkan landasan hukum sebelum bagian tujuan diselenggarakannya acara jika acaramu cukup formal dan bertema akademis.

BAB II: Rencana pelaksanaan kegiatan

Bab kedua LPJ dimulai dengan deskripsi kegiatan, dimulai dengan nama, tema, lokasi, serta susunan kepanitiaan. Setelah itu perlu dicantumkan pula rencana anggaran kegiatan. Anggaran ini dapat diformulasikan dengan mempelajari LPJ dari acara sebelumnya. Hal terakhir yang sebaiknya ada dalam bab kedua adalah hasil yang diinginkan berupa manfaat yang didapat setelah acara berlangsung

BAB III: Pelaksanaan kegiatan

Bab yang melaporkan segala hal yang terjadi dalam persiapan dan pelaksanaan acara terangkum dalam bab ketiga. Bab ketiga ini merupakan mirror dari bab kedua namun bukan dalam bentuk prediksi namun berdasarkan hal-hal yang terjadi di lapangan dan dapat dipertanggungjawabkan. Bagian-bagian di dalam bab ketiga diantaranya deskripsi pelaksanaan kegiatan, susunan kepanitiaan secara riil serta anggaran yang masuk serta keluar. Perlu diperhatikan juga bahwa pada bagian anggaran diperlukan kolom khusus penomoran nota yang dapat di cek di bagian lampiran. Pastikan semua anggaran yang masuk dan keluar dapat dipertanggungjawabkan, ya!

BAB IV: Penutup

Bagian terakhir yang merupakan pamungkas dari LPJ adalah bagian penutup. Bab terakhir ini memuat kesimpulan dan saran. Pada bagian inilah dijabarkan kendala atau hambatan yang terjadi selama persiapan maupun pelaksanaan acara. Bab terakhir ini juga yang akan selanjutnya diperhatikan oleh panitia acara berikutnya agar dapat menyelenggarakan acara yang lebih baik.  

Baca juga:  5 Contoh Laporan Kegiatan beserta Cara Membuatnya

Contoh laporan pertanggungjawaban

Contoh laporan pertanggungjawaban (Sumber: EKRUT)

Kamu dapat memperhatikan sistematisasi pembuatan laporan pertanggungjawaban dalam bentuk daftar isi dari foto di atas. Kamu selalu bisa memodifikasi detail dan pilihan kata pada setiap bagiannya. Hal yang harus kamu perhatikan adalah keempat bab yang harus terdapat dalam LPJ kamu serta lampiran yang dapat dipertanggungjawabkan.

Baca juga: Panduan foto lamaran kerja yang profesional 2021 dan tips membuatnya

Dengan ulasan dan penjabaran yang cukup lengkap mengenai laporan pertanggungjawaban, semoga kamu dapat mempersiapkan dan menyelenggarakan acaramu dengan lancar serta membuat LPJ yang baik dan pastinya dapat dipertanggungjawabkan, selamat berkreasi! 

Sumber:

• fkip
• uinjambi
• stkipbjm