5 Cara menyusun agenda rapat yang efektif dan contohnya

Published on: 14 September 2021

•

Min read: 5 min read

Nur Lella Junaedi

Enthusiastic to be part of the creative world especially as a content writer.

Rapat yang diselenggarakan tanpa agenda yang jelas biasanya hanya akan membuang waktu dan menghasilkan solusi yang tidak efektif.

Agar hal ini tidak terjadi saat kamu melakukan rapat dengan tim, ada baiknya kamu mengetahui cara menyusun agenda rapat yang efektif.

Mengenal agenda rapat

Agenda rapat merupakan daftar topik yang akan dilakukan oleh kamu dan tim selam rapat berlangsung - EKRUT

Agenda rapat adalah daftar topik atau aktivitas yang akan dilakukan oleh kamu dan tim selama rapat berlangsung.

Tujuan dari adanya agenda rapat ini adalah untuk memberikan gambaran yang jelas kepada peserta tentang berapa lama pembahasan yang dilakukan di tiap sesi rapat, siapa yang akan memimpin rapat dan apa yang akan dibicarakan dalam rapat.

Sebaiknya agenda rapat ini sudah diketahui oleh peserta sebelum rapat dimulai, atau ketika peserta menerima undangan rapat. Dengan begitu, peserta bisa mendapat gambaran seperti apa rapat akan berlangsung serta bisa memperkirakan waktunya.

Tanpa adanya agenda rapat ini, maka apa yang akan dibahas dalam rapat tidak akan fokus dan membuang waktu dari para peserta. Tak hanya itu, adanya agenda rapat juga bisa memiliki beberapa manfaat penting seperti:

Menentukan karyawan inti yang diajak untuk berpartisipasi dalam rapat tersebut
Mengajak karyawan introvert untuk lebih terlibat aktif dengan memberikan gambaran agenda rapat yang jelas agar mereka bisa memikirkan ide sebelum rapat dimulai.
Memberi kesempatan bagi karyawan untuk tidak hadir, setelah membaca agenda rapat karena merasa tidak berkepentingan untuk hadir dalam rapat tersebut.

Cara menyusun agenda rapat yang efektif

Salah satu cara menyusun agenda rapat adalah dengan mengindentifikasi tujuan rapat - EKRUT

Agar rapat berjalan secara efisien, berikut ini cara menyusun agenda rapat yang efektif dan bisa kamu tiru.

1. Identifikasi tujuan rapat

Langkah pertama dalam cara menyusun agenda rapat yakni kamu harus menentukan terlebih dahulu tujuan diadakannya rapat tersebut.

Kenapa rapat itu diperlukan dan apa kira-kira solusi yang ingin dicapai dalam rapat tersebut.

Contoh penulisan tujuan rapat seperti: “Untuk menyetujui anggaran iklan bulanan perusahaan dan hasilnya diharapkan dapat menekan pengeluaran secara keseluruhan”.

2. Meminta saran dari anggota tim

Supaya semua anggota bisa terlibat ketika rapat berlangsung, maka agenda yang ada dalam meeting harus bisa mencerminkan kebutuhan peserta.

Oleh karena itu, tidak ada salahnya bila sebelum merumuskan agenda rapat sebaiknya peserta dilibatkan dalam pembuatan item agenda rapat tersebut disertai dengan alasannya.

Kalaupun item yang dibuat oleh peserta tidak relevan, kamu bisa menjelaskan alasan penolakan itu.

3. Memperkirakan waktu yang dibutuhkan dalam tiap sesi rapat

Dalam cara menyusun agenda rapat yang efektif, kamu juga perlu memperkirakan waktu pembahasan dari setiap topik ketika rapat berjalan.

Bagian ini berfungsi untuk memastikan kecukupan waktu dalam membahas semua topik yang telah direncanakan dalam agenda rapat.

Selain itu, adanya durasi juga akan mempermudah untuk mengatur berapa banyak pertanyaan yang diperbolehkan dan diskusi yang diperlukan agar segera menemukan solusi yang tepat.

4. Mengidentifikasi pemimpin di tiap topik rapat

Selain adanya pemimpin rapat yang formal, terkadang juga diperlukan sosok lain yang akan memimpin pembahasan tiap topik dalam rapat.

Biasanya orang ini yang akan menjelaskan tentang konteks topik tersebut, menjelaskan data-data yang diperlukan atau mungkin tanggung jawab organisasi dari topik tersebut.

Dengan adanya pemimpin di tiap topik ini, membuat semua peserta merasa memiliki tanggung jawabnya masing-masing dan menguatkan keterlibatan.

5. Akhiri pertemuan dengan ulasan

Jangan lupa juga untuk mencantumkan ulasan atau kesimpulan dalam cara menyusun agenda rapat ini di bagian yang terakhir.

Pasalnya dengan memberikan tinjauan ulasan tersebut bisa memberikan peserta pemahaman tentang keputusan yang mereka buat, dan informasi apa yang didapatkan setelah rapat, agar setelah itu peserta bisa mengambil langkah yang diperlukan.

Selain itu, dalam sesi agenda terakhir ini juga diharapkan peserta bisa memberikan saran berupa kekurangan dari rapat tersebut agar bisa diperbaiki di kemudian hari.

Untuk memberikan gambaran tentang cara menyusun agenda rapat ini, berikut contohnya:

Agenda rapat
Nama rapat: Peninjauan kampanye pemasaran tahun 2020
Hari, tanggal dan tahun: Jumat, 6 November 2020
Waktu: 15.00 WIB
Durasi: 1 jam 20 menit
Lokasi : Meeting room 1

Tujuan Rapat:
Untuk meninjau agenda kampanye pemasaran tahun lalu, mengidentifikasi kemerosotan dalam permintaan produk di tiap kuartal, mencari solusi tentang cara meningkatkan kemerosotan tersebut dan untuk memastikan kesiapan kampanye di tahun depan.

Topik	Persiapan	Usulan
Tinjauan kampanye pemasaran dari tahun lalu. Durasi: 15 Menit Tujuan: Berbagi informasi Pemimpin: Lidia Murni	Memperlihatkan hasil kampanye tahun lalu. Memaparkan data angka penjualan setelah kampanye Mengidentifikasi kampanye mana yang memberi pengaruh cukup besar	Saran atau usulan secara langsung dari peserta
Bagaimana cara mengelola permintaan yang mengalami fluktuatif dalam penjualan Durasi: 30 Menit Tujuan: Menghasilkan solusi Pemimpin: Daniel	Angka peninjauan penjualan di empat kuartal terakhir. Tren penjualan yang terjadi dalam setahun terakhir Diskusi untuk menghasilkan cara meningkatkan penjualan di tahun depan	Tim mengidentifikasi usulan yang relevan untuk dipertimbangkan. Mengidentifikasi dan menyepakati solusi yang bisa diterima.
Mempersiapkan kampanye pemasaran selanjutnya Durasi: 30 menit Tujuan: Menghasilkan keputusan Pemimpin: Ezra	Apa yang perlu dipersiapkan untuk kampanye pemasaran selanjutnya ? Bagaimana melacak keberhasilan kampanye ini? Mengidentifikasi tujuan penjualan untuk kampanye ini.	Mengidentifikasi tugas yang perlu dilakukan. Menyetujui dan melakukan untuk kemudian diidentifikasi kembali keberhasilannya di pertemuan selanjutnya.
Penutupan: Review rapat Durasi: 5 menit Tujuan: Mengambil keputusan atau usulan terakhir Pemimpin: Lidia Murni	Apa yang didapatkan melalui rapat ini? Apa yang harus dilakukan atau disiapkan untuk rapat selanjutnya?	Peserta mengidentifikasi kekurangan dan kelemahan dalam rapat ini. Persetujuan tim atau peserta untuk dilakukan kembali rapat selanjutnya.

Kini kamu sudah mengerti bagaimana cara menyusun agenda rapat bukan? Dengan membuat skema seperti di atas, maka diharapkan rapat yang kamu selenggarakan dapat berjalan dengan efektif.