Notulen rapat atau minutes of meeting atau adalah catatan yang berisi jalannya sebuah rapat, termasuk keputusan akhir dan tindakan apa yang harus diambil setelahnya. Biasanya notulen rapat akan ditulis oleh sekretaris atau asisten, namun tidak menutup kemungkinan dapat dilakukan oleh siapa saja yang ditunjuk oleh pemimpin rapat. Agar kamu dapat melakukannya dengan baik, berikut adalah contoh notulen rapat yang profesional dan cara membuatnya.
Apa fungsi notulen rapat?
Idealnya notulen dibuat di tiap rapat sebagai bentuk dokumentasi terhadap jalannya diskusi (sumber: EKRUT)
Sebelum membahas lebih dalam mengenai cara membuat notulen rapat, ada baiknya kamu juga paham apa fungsi dari notulen rapat berikut ini.
1. Panduan
Pemimpin maupun anggota tim dapat menjadikan notulen rapat sebagai panduan ketika hendak menjalankan rencana kerja sesuai komitmen dan tenggat waktu yang ditentukan sebelumnya.
2. Sebagai pengingat
Banyaknya meeting hingga rutinitas pekerjaan membuat karyawan bisa jadi melupakan hal-hal penting termasuk hasil rapat. Itu sebabnya notulen rapat dapat berfungsi sebagai pengingat bagi para peserta atau tim yang lupa akan tugas apa yang harus mereka kerjakan sebagai kelanjutan dari pembahasan selama rapat.
3. Sebagai referensi
Karyawan bisa jadi ketinggalan hal-hal penting saat sekali tidak menghadiri rapat. Itu sebabnya membuat notulen rapat menjadi penting dan bermanfaat karena orang yang tidak dapat hadir tetap bisa mengetahui perkembangan dan hasil pembahasan dari rapat tersebut.
4. Menawarkan perlindungan hukum
Notulen rapat juga dapat berfungsi sebagai dokumen legal oleh auditor dan pengadilan. Hal ini karena notulen memuat semua fakta yang terjadi pada saat rapat berlangsung. Termasuk siapa saja yang mengikuti rapat hingga hasil akhirnya. Sehingga apabila tersandung masalah hukum, notulen ini termasuk bukti yang bisa membebaskan apabila tidak bersalah
Baca juga: 9 Tips menciptakan rapat yang efektif
Struktur notulen rapat
Tuliskan action plan di tiap notulen untuk panduan di meeting selanjutnya (sumber: EKRUT)
Ada beberapa struktur yang selalu ada dalam tiap notulen rapat atau minutes of meeting, di antaranya sebagai berikut.
- Tanggal, waktu, dan lokasi rapat berlangsung
- Nama peserta rapat baik yang hadir ataupun tidak hadir
- Agenda rapat
- Keputusan atau hasil rapat
- Action plan atau tindak lanjut yang harus dilakukan peserta
- Tenggat waktu atas penyelesaian action plan
- Peristiwa atau diskusi lain yang layak didokumentasikan untuk tinjauan di masa mendatang
- Follow up meeting yang akan datang
Baca juga: 10 Rapat yang efektif dan tips mewujudkannya
Jenis-jenis notulen rapat
Siapkan alat perekam jikalau kamu merasa butuh untuk membantu proses pembuatan notulen (sumber: EKRUT)
Notulen terbagi dalam dua jenis, tergantung dari isi dan konteks yang ingin disampaikan dan didokumentasikan. Yuk, kenali jenis-jenisnya berikut ini.
1. Notulen harfiah
Notulen harfiah adalah notulen yang dibuat dengan menuliskan semua pembicaraan yang terjadi di dalam rapat tanpa mengurangi atau menambahkan kata apapun. Agar hasil notulen harfiah bisa tepat, umumnya penulis akan mendengarkan kembali hasil rekaman saat rapat, didikte oleh pembicara, atau didikte sekaligus dengan mendengarkan hasil rekaman.
2. Notulen rangkuman
Berbeda dengan notulen harfiah, notulen rangkuman adalah jenis notulen yang hanya menuliskan poin-poin ringkas dari keseluruhan rapat yang dilakukan. Dari sekian banyak percakapan atau pernyataan yang tersampaikan, penulis berhak memilih dan mengkurasi inti pembicaraan apa saja yang ingin dituliskan dan bersifat penting. Agar pesan yang disampaikan tetap utuh dan tidak berubah, kebanyakan penulis akan mengurangi percakapan yang tidak sesuai dengan inti topik pembicaraan. Kemudian, pesan atau poin tersebut akan dikembangkan ke sebuah pernyataan yang ringkas namun mudah dipahami.
Baca juga: 5 Cara menyusun agenda rapat yang efektif dan contohnya
10 Contoh notulen rapat yang profesional
Contoh notulen untuk jenis rapat yang berbeda-beda (sumber: Pexels)
Terdapat beberapa contoh notulen yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan rapatmu.
1. Contoh notulen rapat dengan format dokumen online
Di masa pandemi saat ini, kemungkinan besar rapat akan dilakukan secara online. Lalu, bagaimana cara agar notulen menjadi lebih efektif? Kamu bisa menggunakan web yang khusus menyediakan jasa penulis notulen online.
Dalam notulen daring tersebut, kamu bisa menjabarkan tim dan dalam bidang apa pekerjaanmu. Setelah itu, kamu bisa memilih beberapa template yang nantinya akan digunakan. Kamu juga bisa memasukan email tiap anggota rapat, sehingga mereka juga dapat langsung mengakses notulen tersebut.
2. Contoh notulen rapat dengan format mind map
Sesi brainstorming pada saat rapat bisa jadi membingungkan bagi notulen akibat dari banyaknya ide yang disampaikan. Ketika proses brainstorming berlangsung, notulen harus dengan cepat mencatat, menangkap konsep dan menggabungkannya, juga mengembangkan ide tersebut dengan kata-kata yang lebih baik.
Kamu bisa menggunakan format mind map pada saat berada di sesi brainstorming. Format tersebut dijamin akan mempermudahmu menangkap semua ide yang ada. Kamu bisa mencatat di buku, whiteboard, atau menggunakan online mind mapping tool. Tool tersebut menyediakan ruang yang luas untuk kamu mencatat sebebasnya. Selain itu, cara ini lebih efektif karena kamu bisa membagikannya kepada rekan kerjamu secara online.
3. Contoh notulen rapat untuk 1o1 meeting
Notulen untuk one on one biasanya lebih simpel karena biasanya rapat ini bersifat kasual. Diskusi dalam rapat one on one juga lebih personal. Jika ingin merasa lebih santai, kamu bisa mencatat di notes daripada menggunakan laptop pada saat berdiskusi. Hal ini karena hubungan personal juga sama pentingnya dengan hasil diskusi. Kamu juga bisa memilih untuk mencatat hasil diskusi setelah rapat selesai.
4. Contoh notulen rapat di sekolah
Sekolah Menengah Atas Negeri 37 Jakarta
Hari/Tanggal: Jumat, 1 April 2022
Waktu: 08.00 WIB – 10.00 WIB
Hal: Pelaksanaan Ujian Nasional
Tempat: Ruang Pertemuan Guru
Pemimpin Rapat: Bapak Yusuf Mahardika
Susunan Acara
Pembukaan: Sambutan
Sambutan: Kepala Sekolah SMAN 37 Jakarta
Pembahasan Masalah: Teknis dan Persiapan Pelaksanaan Ujian Nasional
Penutup: Moderator
Pokok Pembahasan
Teknis dan persiapan pelaksanaan Ujian Nasional hingga penempatan guru.
Isi Rapat
- Ujian Nasional dilaksanakan pada 27 Mei hingga 31 Mei secara serentak
- Penempatan dan pembagian wilayah guru SMA se-DKI Jakarta
Notulis: Rudi Wicaksono
5. Contoh notulen rapat di kantor pemerintah
Hal: Rapat Bulanan
Hari/Tanggal: Selasa, 11 januari 2022
Waktu: 09.00 – 11.00
Tempat: Ruang Pertemuan Kantor Pemerintah Kecamatan Maju Jaya
Acara: Diskusi dan koordinasi pelaksanaan vaksinasi Covid-19
Undangan
- Tenaga Kesehatan Puskesmas
- Para Lurah
Pimpinan Rapat: Tim Dinas Kesmas Surabaya
Kesimpulan Rapat
- Koordinasi kegiatan vaksinasi di Kecamatan Maju Jaya
- Strategi untuk mengantisipasi penyebaran kasus Covid-19 oleh Dinas Kesmas
Demikian laporan ini disusun untuk dijadikan sebagai bahan lebih lanjut.
Surabaya, 12 Januari 2022
Peserta Rapat,
Wakil Camat
Fatir
NIP: 000xxx104
Tembusan: Kasi Pemberdayaan Masyarakat
6. Contoh notulen rapat resmi
Hari/Tanggal: Jumat, 5 Agustus 2022
Waktu: 08.00 WIB – 10.00 WIB
Hal: Kunjungan Resmi Universitas Brawijaya
Tempat: Gedung Rektorat (Ruang Pertemuan Lt.7)
Daftar Peserta: 32 orang
- Hadir: 29 orang
- Tidak Hadir: 3 orang
Inti Pembicaraan
- Kolaborasi SMA Pelita Jaya dengan Universitas Brawijaya dalam memajukan pendidikan
Malang, 6 Agustus 2022
Notulis: Sulityarini
7. Contoh notulen rapat koordinasi
Hari/Tanggal: Senin, 22 Agustus 2022
Waktu: 09.00 WIB – 11.00 WIB
Tempat: Ruang Pertemuan lt 4 Fakultas Ekonomi Bisnis
Pemimpin Rapat: Yusti Andriana
Jumlah Peserta: 63 orang
Materi Rapat: Penetapan Tanggal dan Koordinasi Program Kerja Kaderisasi Himpunan Mahasiswa Ekonomi Bisnis Universitas Secita
Hasil Keputusan Rapat
- Kaderisasi tahap pertama akan dimulai tanggal 19 September 2022 bersamaan dengan masa orientasi kampus
- Kaderisasi tahap kedua akan dimulai pada tanggal 23 September 2022
- Kaderisasi tahap ketiga dimulai tanggal 8 Oktober 2022
- Kaderisasi tahap keempat dimulai pada tanggal 23 Oktober 2022
- Kaderisasi tahap terakhir dimulai pada tanggal 7 November 2022
Notulis: Ricko Siantar
8. Contoh notulen rapat untuk pemegang saham
PT Angkasa Graha Oldesta
Tempat: Kediaman Sdr Triharyo I. Soesilo, Jl. Mangunsarkoro no. 44, Jakarta Pusat
Tanggal: 29 September 2022
Waktu: Pukul 13.00 – 17.00
I. Pendahuluan
Sesuai dengan kaidah organisasi resmi yang telah di sah kan di depan Notaris maka diselenggarakan Rapat Umum Pemegang Saham PT Angkasa Graha Oldesta, yang selanjutnya disebut PERUSAHAAN. Rapat kali ini dihadiri 4 diantara 5 orang Pemegang Saham, yaitu:
- Achmad Setiadi
- Lisminto
- Asikin Abas
- Mohamad Asad
Pemegang saham yang tidak hadir dalam rapat ini adalah:
- Amar Rasyad
Berdasarkan hal tersebut, maka RUPS PERUSAHAAN kali ini dihadiri oleh 80% dari pemegang saham, sehingga RUPS kali ini telah dinyatakan quorum dan dapat mengambil keputusan yang mengikat perusahaan.
Selain dihadiri oleh para pemegang saham tersebut, rapat juga dihadiri oleh para undangan yang berminat untuk bergabung dengan PERUSAHAAN (calon pemegang saham), seperti terlampir, di mana dengan persetujuan para pemegang saham tersebut, para calon pemegang saham telah dianggap sebagai pemegang saham dan diberi hak bicara untuk berpendapat dan memberi masukan, seperti halnya para pemegang saham.
Untuk memimpin RUPS tersebut, direksi perusahaan dan para pemegang saham secara aklamasi menunjuk Djasli Djamarus, sebagai wakilnya untuk memimpin pelaksanaan RUPS tersebut, dan merumuskan semua keputusan yang diambil dalam RUPS.
II. Keputusan RUPS
Adapun keputusan yang telah diambil dalam rapat tersebut adalah sebagai berikut:
- RUPS menyetujui untuk memperluas kepemilikan saham PT AGOL, di mana para undangan mendapatkan prioritas untuk memiliki saham PT AGOL.
- RUPS dapat menerima laporan direksi dengan catatan, selanjutnya sejak saat tersebut direksi dinyatakan demisioner.
- RUPS menyetujui perampingan pengurus perusahaan, sehingga jumlah komisaris menjadi 1 orang dan direksi menjadi 2 orang, yaitu:
- Direktur Utama: Achmad Setiadi
- Direktur: Lisminto
- Komisaris: Djasli Djamarus
- RUPS menyetujui usulan pemberian saham kehormatan (senilai dengan saham biasa) kepada Pak Tirto, Pak Iman, Pak Tatang Hernas, Ibu Chandra Widodo, YBG, masing-masing 5 lembar saham.
- Dalam hal PERUSAHAAN memerlukan dana tambahan, RUPS memberi kewenangan kepada Direksi untuk mengupayakan kebutuhan dana proyek dengan cara (i) Bridging, (ii) Revolving Fund (Syariah) (iii) Kerjasama bagi hasil.
Lampiran
Lampiran I: Daftar Acara Rapat
- Sambutan oleh: Ketua Alumni ITB Angkatan 77
- Pembukaan oleh Pimpinan Rapat: Direktur Utama PT. GE 77
- Pendelegasian Pimpinan Rapat kepada Wakil Para Pemegang
- Laporan Perkembangan PT. GE 77
- Pembahasan Laporan
- Pemilihan Direksi dan Komisaris PT GE 77 yang baru
- Amanah bagi Direksi dan Komisaris PT GE 77
- Doa sekaligus Penutup oleh Direktur Utama Terpilih
Lampiran II: Daftar Hadir
- Amin Hadi
- Andriano
- Bambang Sedew
- Boyke Pardede Dendy
- Djasli Djamarus
- Eddy Entu
- Eddy Purnomo
- Gde Wisnaya
- Goenarso
- Halim Mangunjudo
- Febi Saputri
9. Contoh notulen rapat pertemuan online
Hari/Tanggal: Senin, 4 April 2022
Tempat: Online via Zoom Meeting
Waktu: 12.30 WIB
Ketua Pembicara: Yudistira Syauqi
Isi Diskusi
- Koordinasi pertemuan online untuk masa orientasi kampus di Universitas Sembilan
Notulis: Chika Ayu
10. Contoh notulen rapat di puskesmas
Hari/Tanggal: Selasa, 7 Juni 2022
Tempat: Puskesmas Jaya Maju
Waktu: 12.30 WIB
Ketua Pembicara: Bapak Ilham Rudi
Susunan Acara
- Pembukaan dengan doa
- Penyampaian pesan dari dinas kesehatan Bandung
- Koordinasi penyelenggaraan vaksinasi untuk masyarakat
Notulis: Dwinanda Lisa
Baca juga: 8 Tips menciptakan rapat online yang sukses
Cara dan tips membuat notulen rapat
Gunakan tabel untuk mempermudah proses penulisan notulen selama rapat (sumber: EKRUT)
Setelah tahu struktur dan hal-hal apa saja yang biasanya ada di dalam tiap notulen rapat, perhatikan beberapa tips dan cara membuat notulen rapat yang efektif berikut ini.
1. Lakukan persiapan
Agar kamu dapat membuat notulen rapat dengan lebih efektif, pastikan sebelum rapat dimulai kamu sudah mengetahui agenda rapat yang akan dibahas. Siapkan catatan, alat tulis, atau laptop yang akan kamu gunakan selama membuat notulen rapat. Bila perlu siapkan pula alat perekam suara. Hasil rekaman rapat dapat digunakan sebagai rujukan atau klarifikasi terhadap detail informasi yang mungkin kamu lewatkan sebelumnya.
2. Catat siapa saja yang hadir
Jangan lupa untuk mencatat tiap peserta yang datang maupun peserta yang sudah diundang namun berhalangan hadir.
3. Tuliskan poin-poin penting selama rapat
Meskipun tugasmu adalah membuat catatan terhadap jalannya rapat, bukan berarti kamu harus mencatat semua hal yang terjadi secara detail. Fokuslah pada percakapan yang berlangsung selama rapat lalu tuliskan ide-ide utama, dan poin-poin penting yang mencakup:
- Apa yang dibahas
- Apa yang diputuskan
- Apa yang dicapai
- Apa langkah/tindakan selanjutnya
- Bila terjadi diskusi atau debat, tuliskan perspektif peserta secara ringkas, lalu tulis hasil keputusan yang dibuat.
Tidak hanya mencatat apa yang diputuskan kamu juga terkadang perlu mencatat siapa dan bagaimana keputusan tersebut diambil. Apakah dari hasil dari konsensus atau ditentukan oleh pengambil keputusan tertinggi yang hadir dalam rapat. Contohnya, seperti penolakan atau penetapan anggaran oleh pemimpin rapat.
4. Bedakan antara fakta dan opini
Untuk dapat menuliskan informasi yang sesuai ada baiknya kamu tahu mana pernyataan yang merupakan fakta dan opini. Tujuan dari adanya notulen ini berpegang pada fakta bukan opini dan kamu bisa menggunakan alat perekam yang ada sebagai informasi tambahan. Dengan hanya menuliskan fakta, poin-poin akhir meeting juga akan menjadi lebih sederhana dan jelas.
5. Buat langkah-langkah selanjutnya secara rinci
Pastikan untuk mencatat secara rinci tindakan apa yang harus diambil setelah rapat selesai. Hal ini termasuk:
- Siapa saja yang bertanggung jawab untuk tiap tindakan tersebut
- Sumber daya apa yang dibutuhkan
- Kapan aksi tersebut dimulai dan berakhir
- Kapan peserta rapat harus melakukan peninjauan terhadap perkembangan dari tindakan tersebut.
6. Lakukan pengecekan terakhir kali
Saat rapat telah berakhir, cobalah untuk me-review poin penting yang telah kamu buat dalam notulen tersebut bersama peserta rapat. Buatlah penyesuaian atau klarifikasi bila memang dibutuhkan. Pastikan bahwa semua putusan, kegiatan, atau mosi telah dicatat dengan jelas.
7. Kirimkan segera
Setelah melakukan pengecekan, pastikan notulen rapat telah ditulis secara jelas dan tepat, lalu kirimkanlah hasil notulen itu kepada semua peserta rapat yang hadir maupun yang berhalangan hadir. Perlu diingat, bahwa notulen rapat sebaiknya kamu buat dan dibagikan secepat mungkin setidaknya satu jam setelah rapat berakhir atau di akhir hari tersebut.
Pasalnya, dengan segera membuat dan membagikan notulen, kamu masih memiliki ingatan yang segar terhadap hasil rapat. Kamu pun dapat segera memperbaiki bila ternyata ada peserta yang meralat notulen yang kamu buat. Jangan lupa untuk melampirkan dokumen atau materi yang mendukung hasil rapat tersebut bila ada.
Agar dapat membuat notulen rapat secara efektif, coba terapkan tips berikut ini.
1. Mulailah dengan action review
Salah satu cara membuat notulen dengan efisien bisa kamu mulai dengan melakukan meninjau terlebih dahulu action review dari meeting sebelumnya. Tuliskan ringkasan tersebut sebelum rapat dimulai sehingga kamu bisa dengan mudah mencatat perbandingan dari kemajuan yang telah dilakukan oleh tim. Kamu juga bisa menghemat waktu karena bisa langsung dengan mudah menandai perkembangan action plan dari meeting sebelumnya, seperti apa yang sudah selesai dan mana yang masih berlanjut.
2. Gunakan tabel
Kamu dapat menggunakan format tabel saat mencatat notulen selama rapat. Buatlah tabel yang terdiri dari tiga kolom, yaitu item, ringkasan diskusi, dan action owner. Dengan begitu, kamu dengan mudah dapat langsung menulis poin-poin penting dalam rapat dengan mudah dan cepat. Hasil yang ditulis dalam tabel ini kemudian baru diubah ke dalam teks notulen rapat yang benar untuk dibagikan pada peserta setelah rapat berakhir.
3. Memanfaatkan template
Jika perusahaan kamu memiliki template standar notulen rapat, maka buatlah berdasarkan acuan tersebut. Namun bila tidak ada, kamu dapat membuat template sendiri menurut versi kamu atau mengambil referensi template notulen standar yang bisa dengan mudah kamu temukan di internet. Menggunakan template dapat mempermudah dan mempercepat proses kamu membuat notulen rapat.
Baca juga: Strategi mengatur meeting agar efektif
Nah, itu dia beberapa hal dalam cara membuat notulen rapat atau minutes of meeting yang harus kamu perhatikan. Jadi, pastikan kamu membuatnya dengan lengkap dan terstruktur, ya! Selain melalui artikel dari EKRUT Media, kamu juga bisa memperoleh berbagai informasi dan tips menarik seputar karier melalui YouTube EKRUT Official. Tak hanya itu, jika kamu tertarik mendapatkan berbagai kesempatan untuk mengembangkan karier, sign up EKRUT sekarang juga. Hanya di EKRUT, kamu dapat memperoleh berbagai peluang kerja yang dapat disesuaikan dengan minatmu.
Sumber:
- hugo.team
- co2partners.com
- girlsguidetopm.com
- transcriptionwing.com
- businesstrainingworks.com
- corporatefinanceinstitute.com
