Cara kamu berkomunikasi, merespons, dan berinteraksi dengan recruiter tidak kalah pentingnya dengan skill serta kualifikasi yang kamu miliki saat mencari kerja. Itu sebabnya, tak hanya saat pertama melamar kerja, kamu pun tetap harus memberi kesan yang baik dan profesional pada recruiter saat menanggapi panggilan interview kerja. Bagaimana caranya? Simak tips dan contoh cara membalas email panggilan interview kerja dengan profesional berikut ini.
10 Cara membalas email panggilan interview kerja
Jangan menunda untuk membalas email panggilan interview kerja (sumber: pexels)
Pada saat menerima email panggilan interview kerja, ada beberapa hal yang harus kamu perhatikan sebelumnya.
1. Balas tepat waktu
Makin cepat kamu membalas email panggilan interview kerja dari recruiter, maka akan makin baik. Recruiter butuh waktu untuk mengatur persiapan interview dengan baik, apalagi bila ternyata jadwal yang ditawarkan harus disesuaikan lagi dengan ketersediaanmu dan pewawancara. Itu sebabnya, jangan biarkan recruiter menunggu konfirmasi darimu terlalu lama. Cobalah langsung berikan respons setidaknya dalam waktu 24 hingga 48 jam setelah menerima email panggilan interview kerja.
2. Berikan salam kepada perekrut
Pada bagian awal email balasan untuk undangan interview, ucapkan salam pembuka yang diikuti dengan nama recruiter. Kamu bisa menuliskan “Yth. (nama recruiter).” Jika kamu sedang membalas email undangan interview dalam bahasa Inggris, kamu bisa menulis “Dear (nama recruiter).”
3. Ucapkan terima kasih
Lanjutkan isi email balasan untuk panggilan interview dengan memberikan ucapan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan recruiter. Pada bagian ini, kamu juga bisa sebutkan nama posisi serta nama perusahaan yang kamu lamar seperti,
“Terima kasih banyak atas undangan wawancara kerja untuk posisi (nama posisi yang dilamar) di perusahaan (nama perusahaan).” Hal ini berguna untuk membantu memperjelas isi email balasan untuk undangan interview. Ini juga akan sangat membantu HRD yang sedang menyiapkan sesi wawancara kerja lainnya.
4. Tunjukkan apresiasi
Salah satu cara membalas email panggilan interview kerja dengan baik adalah dengan menunjukkan sopan santun dan etiket yang tepat. Tunjukkanlah apresiasi, antusiasme, dan rasa terima kasih kepada recruiter yang telah memberikan kesempatan padamu untuk menghadiri interview kerja di antara pelamar lainnya.
5. Jangan bertele-tele
Saat kamu membalas email panggilan interview, usahakan sebisa mungkin untuk membalasnya dengan kalimat yang to the point atau tidak bertele-tele. Langsung jawab email tersebut dengan singkat, padat, jelas, sopan, serta tunjukkan apresiasi berupa ucapan terima kasih seperti pada langkah di atas.
6. Jaga email tetap profesional
Balaslah email panggilan interview kerja dengan ringkas dan langsung pada intinya. Konfirmasi kembali waktu, nomor telepon, atau alamat lokasi wawancara sehingga tidak ada lagi kebingungan. Pastikan juga untuk selalu mengoreksi email sebelum mengirimnya. Lihat seluruh isi email dan periksa apakah masih ada kesalahan penulisan atau tidak.
7. Usulkan jadwal interview bila tidak sesuai dengan ketersediaan waktumu
Dalam beberapa situasi, terkadang recruiter menawarkan lebih dari satu pilihan waktu wawancara kerja. Jika ini terjadi, maka tentukan waktu mana yang paling sesuai untukmu. Apabila ternyata waktu yang diberikan tidak sesuai dengan ketersediaanmu, maka pertimbangkan untuk mengatur ulang jadwal interview kepada recruiter.
Katakan bahwa kamu menghargai kesempatan panggilan interview yang telah diberikan, namun waktu yang telah ditentukan tidak sesuai dengan ketersediaan jadwalmu. Berikanlah pilihan alternatif waktu lainnya. Setelah itu, tanyakan apakah waktu yang kamu ajukan memungkinkan atau tidak.
8. Pastikan untuk selalu membalas email panggilan interview kerja bahkan bila kamu menolaknya
Penting agar selalu membalas email panggilan interview kerja meskipun kamu tidak dapat menghadiri atau menolak panggilan interview tersebut dengan berbagai alasan. Ketika menolak panggilan interview kerja, jelaskanlah dengan sopan melalui email tersebut bahwa kamu tidak dapat melanjutkan proses interview dan tetap berterima kasih atas kesempatan yang diberikan. Hal ini akan menunjukkan sisi profesionalitasmu kepada recruiter.
9. Akhiri email dengan sopan
Untuk menutup email konfirmasi kehadiran interview, ucapkan kembali apresiasimu terhadap undangan interview kerja ini. Selain itu, ungkapkan juga bahwa kamu menantikan wawancara kerja tersebut. Tunjukkan antusiasmu dalam kalimat penutup ketika membalas email undangan interview.
10. Tambahkan informasi kontak di bawah namamu
Di bagian akhir email balasan untuk panggilan interview, cantumkan nama dan nomor kontakmu. Pada bagian nomor kontak, kamu bisa menaruh alamat email dan nomor telepon yang aktif. Susunannya akan terlihat seperti ini:
Dengan hormat,
(Nama)
(Alamat email)
(Nomor telepon)
Baca juga: Tips membuat email penolakan kerja yang tepat untuk kandidat
Contoh cara membalas email panggilan interview
Periksa kembali email sebelum mengirimkannya (sumber: pexels)
Berikut beberapa contoh template cara membalas email panggilan interview kerja yang bisa kamu jadikan inspirasi.
1. Contoh cara membalas email panggilan interview
Dear/Halo (nama recruiter),
Terima kasih atas pertimbangan dan undangan wawancara kerja untuk posisi (jelaskan posisi yang dilamar) di perusahaan (sebut nama perusahaan).
Saya bisa hadir sesuai waktu dan lokasi yang ditentukan pada hari (sebut waktu dan lokasi yang telah ditentukan oleh recruiter pada email sebelumnya). Saya menantikan wawancara ini dan kesempatan untuk belajar lebih banyak tentang bekerja di perusahaan (nama perusahaan).
Harap beritahu saya jika saya perlu membawa informasi atau dokumen pelengkap sebelum wawancara kerja di waktu yang telah disesuaikan tadi.
Dengan hormat,
(Nama)
(Nomor telepon)
2. Contoh cara membalas email panggilan interview bila ingin mengatur ulang jadwal wawancara
Yth. (nama recruiter),
Terima kasih atas kesempatan interview yang diberikan. Saya sangat menantikan untuk bertemu langsung dan berbicara lebih banyak tentang posisi (nama posisi yang dilamar) di perusahaan (nama perusahaan).
Sayangnya, saya berhalangan hadir di tanggal wawancara yang telah ditentukan karena (sebut alasan yang membuatmu terpaksa harus mengatur ulang jadwal interview). Jika berkenan, saya memohon untuk melakukan pergantian jadwal di hari lain pada tanggal (sebut waktu alternatif lain yang ingin kamu ajukan) atau waktu lain yang paling cocok untuk Anda.
Besar harapan saya agar dapat mengikuti tahapan interview ini. Karena itu, saya harap Anda dapat mempertimbangkan kembali perubahan jadwal wawancara kerja tersebut.
Saya nantikan kabar selanjutnya. Atas perhatiannya saya ucapkan terimakasih.
Dengan hormat,
(Nama)
(Nomor telepon)
3. Contoh cara membalas email panggilan interview bila ingin menolak undangan yang diberikan
Yth. (nama recruiter),
Terimakasih banyak telah menghubungi dan memberi kesempatan interview kerja kepada saya. Namun, saya mohon maaf karena tidak dapat melanjutkan interview untuk posisi (nama posisi yang dilamar) di perusahaan (nama perusahaan) karena (sebutkan alasan penolakan, misalnya kamu baru menerima pekerjaan lain atau tidak lagi mencari posisi tersebut, dan lain-lain).
Sekali lagi terima kasih atas kesempatan dan waktu yang telah Anda berikan.
Hormat saya,
(Nama)
(Nomor telepon)
4. Contoh cara membalas email panggilan interview bahasa Inggris: Confirm an appointment
Dear (recruiter’s name),
Thank you for your consideration and the invitation to interview for the (position) role at (company). I am available for this (interview time), and I look forward to meeting with you to discuss this position in more detail.
Please let me know if I can provide any additional information prior to our meeting on Wednesday afternoon at your offices. I look forward to seeing you then.
Sincerely,
(Name)
(Phone number)
5. Contoh cara membalas email panggilan interview bahasa Inggris: Reschedule an appointment
Dear (recruiter’s name),
Thank you very much for the interview opportunity with [company name].
I'm looking forward to meeting with you; however, I have a scheduling conflict on the date that you proposed. Please let me know if any of the following dates and times work for you: [Provide available date and time options.]
Thank you again for your consideration, and I apologize for any inconvenience.
Best regards,
(Name)
(Phone number)
Setelah kamu membalas email panggilan interview dengan cara di atas, sekarang saatnya kamu mempersiapkan diri untuk maju ke tahap selanjutnya. Berikut ini adalah persiapan sebelum interview yang perlu kamu perhatikan.
- Membuat catatan singkat mengenai pengalaman kerjamu
- Memahami profil perusahaan dan calon pewawancara
- Mempelajari deskripsi dan posisi pekerjaan yang kamu lamar
- Persiapan dokumen yang akan dibawa
- Menyiapkan pakaian yang sesuai
- Latihan wawancara kerja
Baca juga: Catat 10 tips persiapan wawancara kerja ini agar cepat direkrut
Selain beberapa hal di atas, kamu juga dapat mempelajari lebih lengkap mengenai persiapan interview di sini. Gunakan setiap kesempatan dalam proses melamar kerja untuk membuat citra yang baik di hadapan recruiter. Dengan begitu, kamu pun dapat dinilai sebagai salah satu kandidat yang potensial.
Selain melalui artikel dari EKRUT Media, kamu juga bisa memperoleh berbagai informasi dan tips menarik seputar karier melalui YouTube EKRUT Official. Tak hanya itu, jika kamu tertarik mendapatkan berbagai kesempatan untuk mengembangkan karier, sign up EKRUT sekarang juga. Hanya di EKRUT, kamu dapat memperoleh berbagai peluang kerja yang dapat disesuaikan dengan minatmu.
Sumber:
- indeed.com
- work.chron.com
- cakeresume.com
- fairygodboss.com
- resumeworded.com
- thebalancecareers.com
