Birokrasi: Pengertian, Cara Kerja, Fungsi, Ciri, dan Jenisnya

Dalam sebuah administrasi suatu negara umumnya ditemukan praktik birokrasi. Tak hanya itu, dalam organisasi terkecil pun seperti institusi sekolah atau organisasi-organisasi berbasis hierarkis lainnya, birokrasi pun ditemukan.

Kamu tentu akrab dengan perihal birokrasi di segala lini kehidupan, entah itu di sekolah, perkuliahan, pencatatan penduduk, hingga di dunia kerja. Nah, ulasan berikut akan membahas secara ringkas apa dan bagaimana cara kerja birokrasi beserta fungsi dan ciri-cirinya.

Apa itu birokrasi?

Birokrasi adalah sebuah sistem hierarkis yang ditujukan untuk mengelola keteraturan (Sumber: Pexels)

Salah satu tokoh ilmu humaniora yang kerap disangkutpautkan dengan birokrasi adalah Max Weber. Weber menjadi salah satu ahli yang memiliki andil dalam bahasan teori birokrasi klasik. Sebagai ilmuwan humaniora yang lengkap, teori Weber tentang birokrasi sebagai model legal rasional menjadi fondasi bagi ilmu administrasi modern.

Dalam risalahnya berjudul “Pengertian dan Teori-teori Klasik Birokrasi”, Prof. Ngadisah dari Universitas Terbuka menjelaskan bagaimana birokrasi diartikan dari masa ke masa. Secara historis, birokrasi merupakan istilah yang diserap dari konsep Yunani kuno dan mulai diterapkan di Prancis sekitar abad ke-18.

Vincent de Gournay adalah ilmuwan Prancis yang mulai mengenal birokrasi sebagai bagian dari sebuah lembaga. Birokrasi pada mulanya adalah lembaga yang dibentuk untuk melayani kepentingan raja atau penguasa dan meliputi pejabat, juru tulis, dan lain sebagainya. Hal ini yang membuat birokrasi di Prancis pada abad itu dianggap sebagai penyakit.

Secara etimologis, birokrasi berasal dari kata bahasa Prancis yang terdiri atas kata “bureau” yang berarti meja atau kantor dan kata dari bahasa Yunani “kratos” yang berarti pengaturan tugas atau kekuatan politik. Dalam bahasa Prancis, birokrasi disebut Bureaucratie dengan definisi sebagai kekuasaan.

Sedangkan, dalam bahasa Jerman birokrasi disebut Birokrate atau Bureaukratia yang diartikan sebagai wewenang atau kekuasaan berbagai departemen pemerintahan dan cabang-cabangnya.

Dalam definisi modern seperti Kamus Besar Bahasa Indonesia, birokrasi diartikan sebagai sistem pemerintahan yang dijalankan oleh pegawai pemerintah dengan berpegang pada hierarki dan jenjang jabatan. KBBI juga mendefinisikan birokrasi sebagai cara bekerja atau susunan pekerjaan yang banyak liku-likunya atau menurut tata aturan tertentu.

Ensiklopedia Britannica mendefinisikan birokrasi sebagai bentuk organisasi khusus yang ditentukan oleh kompleksitas, pembagian kerja, manajemen profesional, koordinasi, dan kontrol hierarkis dalam organisasi formal. Dalam bentuk ideal birokrasi bersifat impersonal dan rasional, bukan berdasarkan tradisional dan karismatik.

Pengaruh Max Weber yang mendasari teorinya dengan rasionalitas membuat birokrasi bersifat formal dan terperinci.

Menurut American Psychological Association (APA), birokrasi diartikan sebagai sistem administrasi atau struktur organisasi yang dicirikan oleh adanya prosedur terikat menurut standar tertentu dan dijalankan sesuai spesialisasi keterampilan serta hierarki yang rumit.

Secara umum, birokrasi berhubungan erat dengan hierarki dan rantai aturan dari satu pihak ke pihak lain dalam satu organisasi.

Baca juga: 5 Fungsi Manajemen Sebagai Dasar Membangun Perusahaan

Cara kerja birokrasi

Cara kerja birokrasi adalah berdasarkan hierarki, tugas, fungsi, dan rasionalisasi keputusan (Sumber: Pexels)

Proses birokrasi secara khusus memiliki konotasi beragam di masyarakat, umumnya orang akan mengaitkan birokrasi dengan sesuatu yang rumit dan berbelit. Namun, seyogianya birokrasi memiliki cara kerja yang tidak berbelit, namun dengan pengelolaan terencana dan simultan, sehingga sulit untuk melewati satu fase sebelum menuju fase setelahnya.

Birokrasi memiliki cara kerja dalam sebuah sistem tertutup yang berarti setiap sistem dimaksudkan menjadi formal dan kaku untuk menjaga ketertiban. Tertib menjadi salah satu motor penggerak birokrasi. Hal ini ditujukan agar keteraturan dan pengelolaan dalam sebuah organisasi dapat diidentifikasi dengan prosedur hierarkis.

Secara praktik, birokrasi justru memiliki cara kerja yang tepat dalam menggantikan keputusan otonom atau perorangan tradisional. Birokrasi membuat sistem tertutup menjadi lebih terarah dan keputusan dapat diambil secara bertingkat.

Seorang yang berada dalam rantai birokrasi memiliki keyakinan bahwa keteraturan sulit terwujud dalam sebuah sistem terbuka. Oleh karena itu, sistem tertutup dioperasikan agar mudah dilakukan peninjauan dan rasionalisasi atas keputusan-keputusan dan penerapan kebijakan.

Secara umum, kita dapat membandingkan birokrasi secara sistem tertutup dengan relasi terbuka dalam sebuah komunitas non formal. Dalam sebuah birokrasi, relasi dilakukan secara hierarkis dengan tugas dan kewajiban masing-masing seperti bagian relasi publik, manajemen, sekretaris, dan lainnya. Namun, dalam komunitas informal, seseorang bisa menjadi manajer sekaligus sekretaris tanpa sekat yang jelas untuk mengambil keputusan.

Baca juga: Manajemen Organisasi: Pengertian, 6 Fungsi, Tujuan, dan Strukturnya

Fungsi dan peran birokrasi

Birokrasi memiliki fungsi untuk meniadakan praktik patronase dan pengambilan keputusan sepihak (Sumber: Pexels)

Seperti yang telah tersirat pada bahasan di atas, birokrasi memiliki fungsi dan peran khusus untuk mencapai keteraturan dan rasionalisasi. Berdasarkan risalah yang ditulis oleh Ngadisah, Max Weber sendiri memang tidak pernah mendefinisikan makna kata “birokrasi” secara khusus, namun dia memberikan penjelasan tentang tipe peranan sosial dalam birokrasi.

Weber menyebut bahwa ada peranan atau fungsi khusus dalam suatu birokrasi yang terdiri dari pembagian tugas antar individu dalam organisasi. Weber menyebut bahwa setidaknya ada dua ciri utama peran birokrasi dalam aspek internal yaitu:

• Seseorang memiliki tugas-tugas khusus untuk dilakukan
• Fasilitas dan sumber yang diperlukan untuk memenuhi tugas atau peran tiap individu

Setiap individu dalam birokrasi memiliki kontrak atau peran sesuai keterikatannya dengan suatu organisasi atau institusi formal. Kita kini mengenal fungsi ini lewat adanya surat keterangan (SK) yang menunjukkan seseorang memiliki jabatan dan fungsi tertentu pada suatu institusi.

Secara umum, birokrasi memiliki beberapa fungsi dan peran sebagai berikut:

• Menciptakan keteraturan
• Menghilangkan proses patronase atau sistem nepotisme dalam urusan publik
• Membentuk rantai pengaturan dan penerapan kebijakan secara hierarkis
• Membantu proses peningkatan layanan publik
• Memperketat kepatuhan pejabat terhadap tugas pokok dan fungsinya
• Menjamin otoritas publik lewat tatanan impersonal tertutup
• Mengawasi praktik atas kebijakan

Baca juga: Manajemen Sumber Daya Manusia: 7 Fungsi, Tujuan dan Ruang Lingkup

Ciri-ciri birokrasi

Ciri utama dari birokrasi adalah adanya jabatan hierarkis antar para anggota suatu organisasi (Sumber: Pexels)

Masih merujuk pada Weber, adapun ciri-ciri birokrasi adalah sebagai berikut:

• Para anggota atau staf menjalankan tugas secara impersonal. Impersonal berarti tidak bersifat pribadi, sehingga birokrasi dijalankan tanpa kolusi dan nepotisme antara pribadi dengan kerabat atau kolega dekatnya. Staf dalam birokrasi bersikap independen dan terikat pada tugas pokok dan fungsinya.
• Ada hierarki jabatan yang jelas. Hierarki merupakan aspek yang selalu terkait dengan birokrasi dikarenakan birokrasi dibangung di atas sebuah struktur tugas tertentu.
• Fungsi-fungsi jabatan ditentukan secara rinci. Terkait dengan tugas pokok dan fungsi, birokrasi tidak bisa lepas dari adanya penjelasan dari sebuah jabatan dan fungsinya dalam suatu organisasi atau institusi.
• Para pejabat diangkat berdasarkan kontrak tertentu. Seorang birokrat diangkat dengan kontrak atau jangka waktu tertentu sesuai ketentuan atau surat keterangan tugas yang ia terima. Birokrasi yang ideal tidak menempatkan satu orang pada suatu jabatan tertentu secara otoritatif dan tanpa batas waktu..
• Pejabat birokrasi dipilih berdasarkan kualifikasi profesional. Salah satu ciri birokrasi adalah tidak adanya nepotisme dan kolusi dalam penentuan atau pemilihan birokrat di suatu organisasi. Idealnya, seorang birokrat dipilih berdasarkan kualifikasi profesionalnya, bukan karena kedekatan dengan atasan atau lainnya.
• Gaji atau upah ditetapkan sesuai peraturan umum. Adanya hierarki dalam birokrasi tentunya berkaitan dengan adanya gaji berjenjang. Gaji berjenjang ini diatur dengan peraturan umum tertentu agar tidak adanya penyelewengan terkait jabatan birokrat dan gaji yang ia terima.
• Tunduk pada sistem dan kontrol yang seragam. Birokrasi baru disebut birokrasi jika para anggota dalam institusi memiliki sistem kontrol yang seragam dan menyeluruh. Sistem kontrol ini harus dipatuhi oleh setiap birokrat dalam suatu birokrasi organisasi.

Baca juga: Mengetahui Pentingnya Manajemen Kinerja Perusahaan

Jenis-jenis birokrasi

Birokrasi klasik disebut sebagai bentuk ideal dari birokrasi dan umum di negara demokrasi (Sumber: Pexels)

Dilansir dari pembahasan mengenai tipe-tipe birokrasi dalam situs University of Central Florida, dijelaskan bahwa secara teoretis birokrasi dibedakan dalam tiga jenis umum yang nantinya akan dikhususkan lagi oleh tiap-tiap negara tergantung model pemerintahannya. Adapun tiga jenis umum birokrasi adalah sebagai berikut:

1. Tipe Weberian

Jenis birokrasi Weberian amat bergantung pada penjelasan teori Max Weber tentang birokrasi klasik. Birokrasi klasik yang dicetuskan Max Weber ini didasarkan pada pendapat bahwa kompleksitas kehidupan yang meningkat akan meningkatkan pula tuntutan warga terhadap layanan pemerintahan.

Oleh karena itu, birokrasi Tipe Weberian adalah birokrasi dengan lembaga-lembaga yang sifatnya apolitis atau terlepas dari politik, terorganisasi secara hierarkis, dan diatur oleh prosedur formal. Secara umum, birokrasi tipe ini kita kenal dalam contoh aparatur sipil negara (ASN) di Indonesia yang bekerja dengan tuntutan hierarkis dan terlepas dari pengaruh politis.

Birokrasi Tipe Weberian memiliki tujuan untuk menghilangkan patronase yang mengakar dan menghentikan pengambilan keputusan bermasalah seperti sepihak dan pengelolaan tidak bertanggung jawab oleh sekelompok pihak tertentu.

2. Tipe akuisisi

Selain Tipe Weberian yang dianggap sebagai birokrasi ideal, Weber juga menjelaskan ada satu tipe birokrasi yang bersifat negativistis. Beberapa negara dan pemerintahan menerapkan tipe birokrasi akuisisi yang mengencangkan iklim persaingan, kompetisi, dan rasa haus kekuasaan.

Birokrasi dengan tipe akuisisi ini umum dilakukan dalam sebuah pemerintahan yang beriklim keterbukaan rendah dan ingin mencapai tujuan tertentu dengan menggilas hajat hidup orang lain. Birokrasi tipe ini juga umum dilakukan di suatu wilayah dengan sumber daya terbatas, sehingga untuk mendapatkan posisi atau jabatan tertentu, seseorang perlu merugikan orang lain demi melancarkan pendapatnya untuk kebijakan.

Birokrasi tipe akuisisi dapat hidup menyaru di dalam birokrasi tipe Weberian atau ideal. Hal ini dapat dicontohkan dengan adanya taktik tertentu bagi birokrat untuk memaksimalkan suatu anggaran atau sumber daya agar tidak terjadi pemotongan anggaran birokrasi di masa mendatang. Padahal, secara ideal penghematan anggaran adalah bagian dari birokrasi yang ideal.

Namun, alih-alih mengedepankan asas penghematan secara menyeluruh, beberapa birokrat memilih untuk menguntungkan pihaknya dan institusinya secara khusus.

3. Tipe monopoli

Birokrasi tipe monopoli umumnya ditemukan dalam perusahaan-perusahaan berbasis negara atau yang dimiliki negara. Di mana birokrasi umumnya dijalankan dengan asas keuntungan tunggal tanpa pesaing dan sebaliknya cenderung memberikan pelayanan buruk.

Birokrasi tipe monopoli amat tertutup dan memiliki tingkat respons klien yang rendah. Umumnya, karena tidak ada pesaing, maka birokrasi dalam organisasi dengan tipe monopoli akan merasa nyaman dan sewenang-wenang dalam mengembangkan organisasinya.

Meski secara umum menerima banyak kritik atas pemborosan, namun biasanya birokrasi jenis ini justru memiliki layanan yang buruk bagi masyarakat. Birokrasi jenis ini umumnya memang terjadi di sebuah perusahaan yang bersifat layanan publik.

Baca juga: 8 Contoh Self Management Skills untuk Menunjang Karier

Itulah tadi beberapa hal terkait birokrasi yang perlu kamu ketahui. Birokrasi amat dekat dengan kehidupan kita sehari-hari. Entah itu saat kita mengurus dokumen kependudukan, mengurus administrasi saluran telekomunikasi dan listrik, serta berbagai hal lain. Secara umum, birokrasi bersifat tertutup dan hierarkis yang membuatnya memakan waktu.

Meski tujuannya untuk menghentikan patronase dan menghentikan praktik nepotisme, namun banyaknya waktu yang tersita dalam pengurusan birokrasi juga dapat merugikan publik. Hal ini kemudian memunculkan istilah seperti “reformasi birokrasi” atau “efisiensi birokrasi”.

Nah, kini kamu tentu sudah memahami tentang birokrasi beserta cara kerja dan tipe-tipenya secara umum.

Bagi kamu yang penasaran dengan bagaimana birokrasi di dunia kerja bersifat hierarkis, kamu mungkin perlu lekas mencari pekerjaan di perusahaan yang tepat. EKRUT bisa menjadi jalan bagimu untuk direkrut berbagai perusahaan bonafide di Indonesia. Kamu hanya perlu menyiapkan CV terbaikmu dan mendaftar lewat EKRUT dengan klik tautan di bawah ini.

Sumber:

• repository.ut.ac.id
• dictionary.apa.org
• pressbooks.online.ucf.edu