Aplikasi absensi online mulai marak digunakan sejak hadirnya sistem work from home (WFH) di era pandemi Covid-19. Aplikasi absensi online menjadi pilihan banyak perusahaan untuk memenuhi kebutuhan data kehadiran karyawan. Alasan utama mengapa perusahaan memilih aplikasi absensi online adalah karena efektifnya waktu yang diperlukan.
Para pekerja bisa melakukan absensi, izin sakit, atau cuti melalui satu aplikasi tanpa perlu membuat pihak manajemen kesulitan. Hanya dengan bantuan teknologi canggih, seluruh kehadiran karyawan bisa terdata secara otomatis dan hal ini memudahkan pekerjaan tim human resources (HR). Penasaran apa saja rekomendasi aplikasi absensi online yang biasa digunakan karyawan perusahaan? Sebelum itu, mari simak pengertian hingga kelebihan dan kekurangan dari aplikasi absensi online di bawah ini!
Baca juga: Mengenal apa itu HRD beserta 4 perbedaan di startup dan korporat
Apa yang dimaksud absensi online?
Absensi online adalah sistem yang membantu mendata kehadiran karyawan. (sumber: pexels)
Absensi online adalah sistem yang membantu meningkatkan produktivitas perusahaan dengan mendata kehadiran karyawan secara daring. Sistem ini juga dinilai efektif dan efisien, karena selain mudah mengelola kehadiran tiap karyawan, waktu yang diperlukan pun tidak terbuang banyak. Pengenalan sistem absensi online ini telah meningkat pesat beberapa tahun belakangan dan kini semakin maju.
Ada berbagai hal yang menjadi pertimbangan perusahaan menggunakan layanan sistem ini, seperti laporan yang terbuat secara otomatis, terjangkau dari segi biaya dibandingkan absensi secara manual, dan masih banyak lagi. Absensi online bisa didapatkan dengan cara mengunduhnya di Play Store atau App Store.
Pada beberapa aplikasi absensi online, terdapat fitur canggih yang hanya dimiliki oleh teknologi satu ini, yaitu mendata kehadiran secara real-time hingga melacak off-time karyawan dalam waktu bersamaan. Adapun fitur foto sebagai bukti bahwa kehadiran karyawan merupakan asli, bukan berbohong. Masih ada manfaat lain yang didapat dari penggunaan sistem absensi online.
Baca juga: 17 Alasan Tidak Masuk Kerja atau Cuti, Terbukti Berhasil!
Manfaat absensi online
Salah satu manfaat absensi online yakni membantu pekerjaan tim HR. (sumber: unsplash)
Salah satu efek yang timbul dari penyebaran Covid-19 di Indonesia adalah sistem bekerja yang dilakukan dari rumah atau jarak jauh. Keadaan inilah yang membuat banyak perusahaan akhirnya memilih untuk menggunakan aplikasi absensi online sebagai metode pendataan kehadiran karyawan. Penasaran apa saja manfaat dari sistem absensi online yang sedang marak dipakai ini? Berikut pembahasannya.
1. Membantu pekerjaan tim HR
HR atau sumber daya manusia (SDM) adalah divisi dalam perusahaan atau organisasi yang bertanggung jawab atas segala sesuatu yang berkaitan dengan tenaga kerja. Hal ini juga termasuk pendataan kehadiran karyawan setiap harinya.
Bayangkan, jika dalam satu perusahaan ada 500 karyawan yang melakukan absensi secara manual. Misalnya seluruh karyawan mengisi absen dengan benar, maka tidak ada masalah. Namun, seringkali ditemukan adanya kesalahan dari segi penulisan yang dilakukan oleh karyawan.
Oleh karena itu, hadirnya absensi online dapat mengurangi kesalahan yang dilakukan oleh manusia. Absensi online pun bisa dilakukan menggunakan sidik jari atau fingerprint, bisa juga dengan mengunduh suatu aplikasi. Sekarang ini, sudah banyak aplikasi absensi online mulai dari gratis hingga berbayar.
2. Tingkat akurasi lebih baik
Seperti penjelasan sebelumnya, absensi manual rentan terhadap kesalahan manusia. Contohnya, hasil data yang tidak akurat dengan fakta yang ada. Mungkin ini terlihat mudah ditemukan solusinya, tetapi apabila hal ini terus berulang dampak yang paling mungkin terjadi adalah kurangnya perhitungan gaji karyawan. Tentu ini cukup merugikan, bukan?
Karena hal itu, melalui sistem aplikasi absensi online, karyawan hanya perlu berfoto atau menentukan lokasi untuk mencatat kehadiran. Dengan begitu, tim HR akan lebih mudah mengatur data dari seluruh karyawan di waktu yang bersamaan.
3. Lebih efisien dan mudah memantau karyawan
Aplikasi absensi online dapat diakses di mana saja asalkan ada jaringan internet. Ini membuat waktu yang dibutuhkan untuk absensi lebih sedikit dan sudah pasti efisien bagi karyawan maupun perusahaan. Selain itu, kegunaan lain dari sistem absensi online adalah memantau karyawan secara real-time.
Memantau di sini maksudnya mengetahui jam kerja dan lokasi karyawan apakah sudah sesuai dengan peraturan perusahaan atau tidak. Sebab, beberapa karyawan terkadang ada yang harus lembur atau pergi ke luar kantor untuk melakukan dinas. Adanya aplikasi absensi online dapat memudahkan keadaan seperti ini.
Baca juga: 8 Kompetensi karyawan yang paling banyak dicari perusahaan 2022
Kelebihan dan kekurangan absensi online
Kelebihan dan kekurangan absensi online. (sumber: pexels)
Setelah mengetahui pengertian dan manfaat absensi online, tentu belum lengkap rasanya jika kita tidak membahas apa saja kelebihan dan kekurangan dari sistem satu ini. Untuk mengetahui selengkapnya, mari simak penjelasan berikut ini.
1. Kelebihan absensi online
Penerapan absensi online nyatanya tak hanya ramai di Indonesia, tapi di Amerika pun sama halnya. Menurut survei dari American Payroll Association, sekitar 65 persen dari organisasi maupun perusahaan telah atau sedang berusaha menggunakan sistem otomatis untuk merekam kehadiran guna mendukung proses penggajian.
Ini membuktikan sistem absensi online sangat membantu berjalannya perusahaan. Terdapat kelebihan absensi online yang paling populer, di antaranya:
- Lebih hemat pengeluaran. Poin ini sudah dibuktikan melalui studi Axsium Group yang menemukan bahwa sebuah organisasi bisa menghemat pengeluaran per karyawan hingga $1.600 atau sekitar Rp23 juta.
- Keamanan terjamin. Sebagian besar aplikasi absensi online dan fingerprint scanner mempunyai arsitektur atau sistem yang sangat aman.
- Produktivitas tidak terganggu. Dulu, saat masih menggunakan absensi manual saat kita ingin mengajukan cuti, pasti harus ada kertas yang perlu disiapkan untuk membawanya ke pimpinan atau tim HR. Melalui aplikasi absensi online, kamu hanya perlu mengirim pesan pada pimpinan atau tim HR, lalu isi form singkat alasan ingin cuti. Simpel, kan?
- Bebas dari kerumitan manajemen alur kerja. Untuk kamu yang bekerja secara shifting, penggunaan aplikasi absensi online memudahkan untuk melacak jadwal dan mengalokasikan pekerjaannya.
- Visibilitas. Kelebihan terakhir ini bermanfaat bagi pemberi kerja. Karena melalui aplikasi absensi online data karyawan seperti kinerjanya dapat dilihat, sehingga menyokong proses penilaian karyawan.
2. Kekurangan absensi online
Absensi online memang dinilai efektif dan efisien bagi beberapa perusahaan. Namun, bukan berarti sistem ini tidak memiliki kekurangan. Kamu bisa melihat kekurangan absensi online dari segi penggunaannya, yaitu aplikasi dan sidik jari atau fingerprint scanner.
- Sering gagal pada proses identifikasi absensi fingerprint scanner. Identifikasi pada alat fingerprint scanner memang paling sering terjadi kegagalan. Masalah ini bisa disebabkan oleh mesin yang kotor atau sistem pemindai yang mengalami penurunan fungsi.
- Biaya perbaikan dan perawatan absensi fingerprint scanner relatif mahal karena alat sidik jari memakai teknologi khusus, jika terjadi kerusakan maka biaya yang perlu dikeluarkan cukup banyak.
- Bentuk laporan data alat absensi fingerprint scanner harus diolah lagi secara manual. Umumnya, absensi sidik jari hanya memberikan data berupa file spreadsheet yang perlu diolah lebih lanjut. Keadaan ini merepotkan bila laporan diperlukan secepatnya.
- Dibutuhkan sinyal internet untuk aplikasi absensi online. Karyawan yang tidak memiliki kuota internet akan kesulitan untuk melakukan absensi. Ini menjadi permasalahan baru bagi perusahaan, entah dengan pemberian paket internet atau cara lain untuk solusi terbaiknya.
- Kamera handphone tidak jernih. Beberapa perusahaan mewajibkan karyawannya mengambil foto sebagai bukti absensi. Sayangnya, tidak semua karyawan mempunyai kamera handphone yang jernih dan memadai.
Baca juga: Apa Itu Orientasi? Pengertian, 5 Jenis, Manfaat, dan Tujuannya
Tips mengoptimalkan absensi online untuk karyawan
Tips mengoptimalkan absensi online untuk karyawan. (sumber: unsplash)
Perusahaan yang menerapkan sistem aplikasi absensi online terkadang menghadapi satu permasalahan lain yang cukup sering terjadi. Hal tersebut adalah karyawan yang lupa melakukan absensi, karena sibuk bekerja dari rumah atau sedang dinas di luar. Permasalahan ini harus segera ditangani, agar kesejahteraan perusahaan dan pekerja pun tetap maksimal. Namun, bagaimana caranya?
Terdapat tips mengoptimalkan absensi online, khususnya menggunakan aplikasi supaya karyawan tidak sering lupa melakukannya. Beberapa cara di bawah ini bisa diterapkan, sehingga kehadiran yang dikelola pun bisa kembali efektif lagi.
1. Menggabungkan kehadiran dengan penggajian
Tips pertama untuk mengoptimalkan absensi online adalah dengan menggabungkan jumlah kehadiran dengan gaji karyawan. Menganalisis data kehadiran secara manual untuk proses penggajian dapat memakan waktu, karena hal itu hadir aplikasi absensi online. Tim HR hanya perlu menghitung jumlah kehadiran, lalu menjumlahkannya dengan gaji yang seharusnya diterima karyawan. Metode ini cukup ampuh membuat karyawan selalu ingat untuk melakukan absensi online setiap harinya.
2. Menetapkan kebijakan yang jelas
Menyusun kebijakan yang jelas dengan mencantumkan peraturan dan sanksi kehadiran menjadi tips kedua untuk mengoptimalkan absensi online. Cara ini efektif untuk mengurangi ketidakhadiran karyawan. Dalam kebijakan, harus ada penjelasan mengenai waktu absensi paling tepat pukul berapa dan konsekuensi apa jika aturan kehadiran dilanggar.
Tak lupa, saat menyusun kebijakan libatkan juga budaya perusahaan yang sudah ada sebelumnya. Pastikan keduanya konsisten dan sampaikan tentang kebijakan ini pada karyawan dengan bahasa yang komunikatif.
3. Tetap fleksibel
Meski telah menentukan kebijakan kehadiran, jangan sampai karyawan merasa terkekang dengan aturan tersebut. Sebab, itu hanya akan menurunkan semangat kerja mereka. Contohnya saja ketika kebijakan yang telah dibuat mengganggu waktu istirahat, tentu karyawan tidak merasa nyaman dalam bekerja bahkan bisa saja memutuskan untuk mengundurkan diri.
Untuk itu, tetaplah fleksibel. Misalnya, beberapa tahun ke depan milenial dan gen z adalah mayoritas pekerja yang akan mengisi posisi di perusahaan. Mereka mempunyai kesamaan, yakni menyukai fleksibilitas dalam bekerja. Usaha yang bisa dilakukan untuk mengoptimalkan kehadiran, yakni dengan memberikan banyak fleksibilitas seperti bekerja secara remote atau WFH. Keseimbangan seperti ini sangat penting untuk mendukung kemajuan perusahaan.
Baca juga: 5 Perbedaan Generasi Milenial dan Generasi Z dalam dunia kerja
7 Aplikasi absensi online yang biasa digunakan
Aplikasi absensi online yang biasa digunakan karyawan perusahaan. (sumber: unsplash)
Aplikasi absensi online merupakan bagian dari sistem kehadiran secara daring. Selama ini, sudah banyak aplikasi absensi online yang dipakai perusahaan. Namun, kali ini kita akan membahas tujuh aplikasi absensi online yang biasa digunakan untuk karyawan perusahaan. Yuk, simak apa saja deretan rekomendasi aplikasi absensi online.
1. GreatDay HR
GreatDay HR adalah aplikasi absensi online yang mempunyai fitur-fitur cukup komprehensif. Dengan fitur rekam kehadiran, karyawan bisa melakukan foto dengan hasil yang lumayan bagus. Ditambah lagi, ada teknologi pengenalan wajah (facial recognition) yang berfungsi membandingkan foto sekarang dengan sebelumnya. Ini berguna untuk mengukur kecocokan orang yang mengambil foto. Aplikasi absensi online ini juga mempunyai fitur geo tagging, sehingga perusahaan mengetahui lokasi pasti karyawan.
2. KaryaOne
KaryaOne adalah aplikasi absensi online yang menawarkan kemudahan proses pemindahan data dari mesin absen konvensional. Mesin absen konvensional seperti sidik jari atau fingerprint scanner dapat diimpor database-nya, lalu diolah kembali oleh aplikasi. Adapun fitur lain yang tak kalah kerennya, yakni pengajuan izin atau cuti. Ini memudahkan karyawan tanpa perlu menemui HRD atau pimpinan secara langsung.
3. Time Clock by Homebase
Rekomendasi aplikasi absensi online kali ini mempunyai fitur yang unik. Mengapa unik? Karena Time Clock by Homebase memiliki fitur yang dapat langsung digunakan. Beberapa fitur tersebut diantaranya waktu kehadiran, posting pekerjaan, pelacakan pelamar, terdiri dari 10 karyawan, penjadwalan lebih dari 10 hari, dan jam waktu. Tak hanya sampai di situ, aplikasi unik ini juga bisa diakses secara gratis.
4. Hadirr
Berbeda dari yang lainnya, aplikasi absen online Hadirr dapat melakukan absensi hanya di lokasi yang telah disepakati antara karyawan dan perusahaan. Jika karyawan ingin berfoto di lokasi yang bukan tempat kesepakatan, maka karyawan tidak bisa absen. Hal ini sangat berguna untuk meminimalisir terjadinya kecurangan pada karyawan. Selain itu, Hadirr juga mempunyai sistem deteksi biometrik dengan basis face recognition.
5. ESS Gaji ID
Secara umum ESS Gaji ID sama dengan aplikasi absensi online sebelumnya yang mengandalkan fitur pengajuan izin, cuti, kalender karyawan, absensi, dan informasi pegawai. Namun, ada yang berbeda dari ESS Gaji ID yang perlu kamu ketahui. Perbedaan tersebut terletak pada opsi integrasi dompet digital DANA yang berguna untuk memudahkan transaksi karyawan. Selain itu, aplikasi ESS Gaji ID juga mampu mencetak slip gaji karyawan.
6. Smart Presence
Aplikasi absensi online satu ini bukan hanya dapat dipakai oleh karyawan saja, tetapi pelajar pun bisa menggunakannya. Smart Presence terintegrasi langsung pada perusahaan, sehingga aktivitas karyawan terpantau secara real-time. Bagi pelajar, kegiatan mereka dipantau langsung oleh guru dan orang tua siswa.
7. Talenta
Talenta adalah aplikasi absensi online yang mempunyai banyak sekali fitur dan fungsi. Contohnya seperti Global Positioning System (GPS), slip gaji, manajemen database, dan keperluan administrasi lainnya. Tampilan yang rapi dan terkesan user friendly menjadi nilai tambah Talenta. Adapun kegunaan lain dari segi human resources (HR), yakni dapat menolak atau menerima permintaan cuti dari karyawan.
Baca juga: 7 Aplikasi to do list ini bantu kamu jadi lebih produktif
Itulah pembahasan mengenai aplikasi absensi online yang biasa digunakan oleh karyawan perusahaan. Perlu kamu ketahui, bahwa setiap aplikasi mempunyai kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Kembali lagi pada pilihanmu mana aplikasi yang sesuai dengan kriteria dan tidak.
Selain melalui artikel EKRUT Media, kamu juga bisa memperoleh berbagai informasi seperti tips menarik seputar karier melalui YouTube EKRUT Official. Ditambah lagi, ada peluang besar bagi kamu untuk mendapatkan kesempatan mengembangkan karier dengan cara sign up di EKRUT sekarang juga. Hanya di EKRUT, kamu mampu meraih kesempatan bekerja sesuai minat.
Sumber:
- translineindia.com
- hashmicro.com
- greythr.com
