Kesibukan merupakan bagian dari kehidupan. Sebagai manusia di era global kita dituntut untuk dapat menggunakan waktu secara efektif dan efisien karena tak jarang beban pekerjaan datang secara bersamaan dengan volume yang cukup banyak. Action Plan akan mempermudah kita untuk fokus mengerjakan semua deadline tersebut dengan langkah-langkah yang lebih terstruktur. Penggunaan action plan sebagai sebuah strategi tidak terbatas untuk kita sendiri. Strategi ini dapat diaplikasikan di bidang marketing, bisnis bahkan proyek dengan jumlah tim yang banyak.
Baca juga: 7 Dampak multitasking bagi karyawan yang harus diwaspadai
Action Plan adalah langkah-langkah kecil yang dapat diselesaikan dalam periode waktu yang terukur untuk mencapai tujuan utama. Strategi ini sangat bermanfaat terutama untuk menyelesaikan sebuah proyek besar secara efektif. Tujuan utama sebuah tim dapat dicapai secara lebih terukur apabila semua individu mengetahui apa yang harus dicapai dalam time-frame yang telah ditentukan. Apabila dilihat dari kacamata seorang manajer, strategi ini mempermudah pemantauan progress kerja tim secara lebih komprehensif.
Baca juga: 7 Tips sukses merancang rencana karier untuk masa depanmu
Apa itu action plan?
Action plan menguraikan langkah-langkah untuk mencapai tujuan dalam rentang waktu tertentu - EKRUT
Action plan adalah dokumen yang menjabarkan tugas atau langkah-langkah yang perlu kamu lakukan demi mencapai tujuan tertentu. Action plan ini akan berguna bila digunakan baik untuk individu maupun organisasi. Misalnya, bagi project manager yang ingin merancang dan menjalankan proyek dengan efisien, untuk perusahaan terutama saat merancang strategi untuk mencapai target bisnis, atau untuk setiap karyawan yang ingin mencapai personal goals seperti untuk mencapai tujuan karier yang diinginkan.
Salah satu kegunaan action plan adalah membantumu menguraikan daftar tugas atau langkah-langkah yang perlu ditindaklanjuti untuk mencapai tujuan tersebut secara efisien, yaitu dengan membuat timeline untuk setiap langkah dalam prosesnya. Dengan begitu kamu bisa menyelesaikan aktivitas, atau setiap tahapan dalam mencapai tujuan tersebut dengan urutan yang jelas, sehingga tidak ada langkah penting yang dilewatkan.
Dengan action plan kamu juga bisa melihat semua langkah atau tugas yang harus dikerjakan, sehingga bisa dengan cepat memutuskan tugas mana yang harus diprioritaskan, didelegasikan atau dialihkan. Tidak hanya itu, action plan juga memudahkanmu untuk memantau setiap perkembangan dalam proses mencapai tujuan tersebut. Misalnya, dalam project management, action plan dapat membantu kamu memantau agar proyek tetap berjalan sesuai jalan dan anggaran.
Kamu juga bisa menggunakannya sebagai alat untuk menentukan dan memantau siapa sajakah yang harus bertanggung jawab dalam setiap tugas sehingga dapat menghindari keterlambatan atau kesalahan dalam proyek.
Baca juga: 5 Tahapan dalam manajemen proyek yang harus diketahui
5 Cara merancang action plan secara efektif
Action plan dapat menunjang performance kita di perusahaan menjadi lebih baik. (Sumber:Shutterstcok)
Memahami pentingnya action plan merupakan hal penting bagi setiap individu. Selain dapat digunakan sebagai langkah nyata untuk mencapai tujuan masing-masing, strategi ini dapat menunjang performance kita di perusahaan menjadi lebih baik. Berikut cara merancang action plan secara efektif:
1. Tentukan target utama
Pastikan kita tahu apa yang hendak dicapai. Apabila kita tergabung dalam sebuah tim, target utama merupakan hal krusial yang harus dipahami bersama. Seandainya masih sulit untuk menentukan, coba identifikasi dimana posisi kita saat ini lalu proyeksikan dimana posisi yang diinginkan di masa depan. Sebagai contoh target utama sebuah tim adalah social media engagement mencapai 150 persen dari pencapaian tahun 2020.
2. Rancang target penunjang
Target penunjang tak kalah penting dari target utama. Di sinilah langkah-langkah kecil dirancang agar target utama tercapai. Beberapa contoh untuk menunjang target utama social media engagement mencapai 150 persen adalah engagement yang bertahap mulai dari 40 ke 80 persen, lalu 120 persen, sampai akhirnya mencapai target utama.
3. Tentukan due date setiap target
Estimasi penentuan tenggat waktu akan berpengaruh pada kinerja individu dan tim. Apabila target 150 persen berada di bulan Desember 2021, maka pencapaian 40 persen engagement harus berakhir di kuartal 1 tahun ini. Sehingga di kuartal 2 Pencapaian 80 persen dapat dijangkau. Apabila target kuartal ini dirasa belum cukup spesifik, kita bisa lebih detail untuk mempunyai target bulanan, mingguan bahkan harian!
4. Memaksimalkan sumber daya
Sumber daya tidak hanya terbatas pada dana. Anggota tim juga akan sangat berpengaruh. Kenaikan engagement 40 persen di kuartal pertama akan lebih mudah dicapai bila tim kita memiliki divisi-divisi yang dapat bekerja secara optimal. Setelah tim marketing merancang target dan strategi, divisi kreatif bisa membuat ide campaign sesuai waktu yang telah ditentukan sehingga tim design bisa bekerja untuk membuat poster untuk disebar.
5. Visualisasikan perkembangan secara kontinu
Online platform seperti google sheets, monday.com atau workzone.com dapat digunakan untuk membantu semua anggota tim mengetahui perkembangan sebuah proyek. Visualisasi perkembangan menggunakan diagram atau tabel juga dapat mempermudah pemantauan. Perlu diketahui bahwa progress sebuah proyek tidak selalu berjalan sesuai rencana, maka dari itu pemantauan harus secara kontinu dilaksanakan agar target utama dapat dicapai.
Baca juga: 20 Rumus Microsoft Excel yang paling umum dan mempercepat pekerjaan
Contoh template action plan
Tuliskan tenggat waktu setiap tugas di dalam action plan - EKRUT
Berikut adalah beberapa contoh template action plan yang bisa kamu gunakan untuk mencapai tujuan.
Contoh template personal action plan #1
Contoh template action plan untuk bisnis #2
Contoh template action plan untuk marketing #3
Contoh template action plan untuk social media campaign #4
Contoh template action plan untuk keperluan personal #5
Apapun target utama kamu secara individu maupun tim, usahakan action plan yang kita buat dan laksanakan bukan menjadi beban, namun lebih sebagai mistar pengingat agar kita tetap teguh mencapai tujuan. Karena sebagai manusia di era globalisasi seperti sekarang, menjadi lebih baik adalah sebuah tuntutan.
Sekarang kamu semakin memahami apa itu action plan bukan? Rancanglah action plan dengan sebaik mungkin dan terapkan semua langkah-langkah yang kamu rancang dengan tepat. Bila dirancang dan digunakan dengan tepat, maka action plan adalah salah satu hal yang bisa kamu jadikan pedoman untuk tetap konsisten mewujudkan tujuan yang kamu inginkan.
Last update: 11 Juni 2021
Sumber:
- projectmanager.com
- creately
- smartsheet
