Mengenal profesi account payable hingga peran dan tugasnya dalam perusahaan

Published on: 23 February 2022

•

Min read: 5 min read

Anisa Sekarningrum

Content writer experiences in digital marketing, startup, and writing feature article.

H1_1._Mengenal_profesi_Account_Payable_hingga_peran_dan_tugasnya_dalam_perusahaan.jpg

Dalam sebuah bisnis, account payable adalah istilah yang digunakan saat perusahaan ingin melakukan pembelian secara kredit. Berikut adalah penjelasan selengkapnya mengenai profesi account payable.

**Apa itu account payable?**

Account payable adalah istilah untuk menggambarkan utang dagang - Pexels

Account payable adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan utang dagang, yaitu kewajiban perusahaan untuk membayar utang kepada pihak lain yang harus dibayar dalam jangka waktu yang sudah ditetapkan dalam perjanjian. Account payable adalah istilah yang mengacu pada invoice dalam buku besar yang mewakili kewajiban perusahaan untuk melunasi utang jangka pendek kepada kreditur.

Account payable dicatatkan di dalam balance sheet di bawah aktivitas current liabilities saat barang sudah berada di tangan konsumen. Jumlah semua utang kepada vendor akan ditampilkan sebagai saldo utang dagang di neraca perusahaan. Utang dagang umumnya disebabkan oleh pembelian secara kredit untuk tujuan menjual kembali barang dagangan kepada konsumen, pembelian menggunakan uang muka, dan pembayaran yang dilakukan sebelum barang diterima (cash before delivery).

Account payable akan meningkat pada periode sebelumnya berarti perusahaan membayar lebih banyak barang secara kredit bukan secara tunai. Namun, jika account payable menurun artinya perusahaan berhasil membayar utang periode sebelumnya dengan lebih cepat daripada membeli barang baru secara kredit. Umumnya account payable dilakukan oleh perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan atas pembelian barang jadi, bidang industri atau pabrik atas pembelian bahan baku.

Peran penting account payable

Salah satu peran penting account payable adalah pemberi informasi kepada perusahaan agar ingat kapan harus membayar utang - Pexels

Mengelola account payable adalah hal yang penting dalam mengelola arus kas bisnis. Beberapa peran penting account payable adalah sebagai berikut.

Pengingat waktu. Fungsi account payable untuk memberikan informasi kepada perusahaan agar bisa mengetahui kapan harus membayar utang, agar utang tidak menumpuk dan membuat beban perusahaan menjadi semakin besar dan mengalami kerugian.
Meringankan beban perusahaan. Peran penting account payable adalah untuk meringankan beban perusahaan, serta melancarkan proses berbisnis dengan klien. Perusahaan dapat membayar tagihan utang secepat mungkin sebelum tanggal jatuh tempo untuk meningkatkan arus kas.
Penghematan waktu. Di masa lalu, faktur harus menunggu persetujuan namun kini ada otomatisasi account payable yang dapat menghilangkan penundaan tersebut dan merampingkan seluruh proses persetujuan sehingga dapat menghemat waktu.
Faktur berbiaya rendah. Penelitian menyimpulkan bahwa perusahaan yang terbaik di kelasnya umumnya memanfaatkan teknologi modern untuk merampingkan proses account payable mereka dan menghasilkan biaya pemrosesan faktur dengan harga lima kali lebih rendah dari rata-rata.
Peningkatan akurasi. Dengan menggunakan otomatisasi software account payable, data faktur perusahaan divalidasi berdasarkan perencanaan sumber daya perusahaan, sehingga memudahkan untuk mendeteksi pembayaran yang error dan meningkatkan akurasi.
Peningkatan insight. Dasbor yang komprehensif dapat merinci proses account payable dengan jelas, sehingga memudahkan untuk mengidentifikasi di mana faktur berada dan siapa yang harus dihubungi jika terjadi penundaan. Tersedia juga fitur untuk mengimpor dan mengekspor data dengan akses waktu nyata, memfasilitasi laporan, dan analisis yang lancar untuk membantu siklus akhir bisnis.
Perlindungan dari penipuan. Software otomatisasi account payable dapat melindungi perusahaan dari penipuan dengan menetapkan akses hanya untuk karyawan tertentu yang dapat melakukan persetujuan faktur dan pembayaran.
Peningkatan transparansi data. Data digital membantu perusahaan untuk melihat transparansi data contohnya menganalisis produktivitas karyawan dalam bekerja dan menangani account payable.
Menyimpan data secara online untuk waktu yang lama. Data digital tentunya dapat membantu perusahaan menyimpan data account payable secara online sehingga kapan pun data dibutuhkan, data tersedia, dan dapat dicari dengan mudah.
Proses audit lebih mudah. Software otomatisasi account payable dapat membantu staf mengatur dokumen dan meningkatkan proses audit perusahaan. Caranya adalah dengan menghubungkan semua dokumen dan pesan yang terlibat dengan setiap transaksi sambil mencocokkan faktur, tanda terima, dan pesanan pembelian.

Baca juga: Lunasbos, aplikasi anti-lupa utang

Tugas account payable staff

Salah satu tugas account payable adalah melacak semua pembayaran dan pengeluaran perusahaan - Pexels

Menjadi staf account payable memiliki tanggung jawab yang lebih dari sekadar membayarkan tagihan dan faktur yang masuk. Bagian account payable biasanya merupakan departemen tersendiri dalam perusahaan besar. Namun pada bisnis kecil, biasanya tugas account payable dan account receivable digabung menjadi satu.

Beberapa tugas dari staf account payable adalah sebagai berikut.

Melacak semua pembayaran dan pengeluaran, termasuk pembayaran kepada vendor, gaji karyawan, biaya perjalanan bisnis, semua pesanan dan pembelian, faktur, dan laporan.
Menghitung semua transaksi bisnis, memproses faktur, memverifikasi data keuangan yang digunakan dalam memelihara catatan utang dagang dan memberikan dukungan administrasi lain yang diperlukan untuk membayar kewajiban perusahaan.
Melakukan verifikasi dan menghitung semua ekstensi dan total faktur (menghitung dan mengambil diskon jika tersedia), termasuk item faktur, harga atau tanda tangan yang meragukan.
Menyimpan semua salinan voucher, faktur dan data korespondensi yang diperlukan.
Rekonsiliasi pembayaran yang diproses melalui verifikasi entri ke saldo perusahaan dan dokumen pendukung lainnya, termasuk rekonsiliasi laporan kepada bank.
Menjaga keakuratan data dan catatan historis.
Memberikan dukungan dalam pemeriksaan dan persiapan pajak.
Memverifikasi laporan pengeluaran dan menyiapkan cek gaji untuk karyawan.
Menjadi koresponden untuk semua kreditur dan vendor mengenai jadwal pembayaran, kredit terutang, dan pertanyaan terkait keuangan lainnya.
Menyiapkan analisis akun dan laporan bulanan lainnya.
Melakukan analisis untuk mengurangi biaya dengan mengenali detail dan mengembangkan strategi untuk menghemat uang perusahaan.
Melakukan perbaikan dan evaluasi dari setiap proses pembayaran dan pekerjaan sebagai staf account payable secara keseluruhan.

Kualifikasi menjadi account payable staff

Salah satu kualifikasi menjadi account payable adalah memiliki pemahaman tentang pembukuan dasar dan keterampilan akuntansi - Pexels

Meskipun memiliki gelar akuntansi tidak wajib untuk menjadi staf account payable, namun jika kandidat merupakan lulusan S1 dari jurusan akuntansi, ekonomi, keuangan, dan bisnis akan lebih baik. Memiliki pengalaman di bidang account payable adalah hal yang membantu juga. Hal ini karena salah satu kualifikasi untuk menjadi staf account payable adalah memiliki pemahaman tentang pembukuan dasar dan keterampilan akuntansi.

Selain itu, untuk menjadi staf account payable diperlukan perhatian terhadap detail dan kemampuan untuk memasukkan data karena karyawan akan berinteraksi dengan data perusahaan dan vendor setiap hari. Keterampilan lain yang dibutuhkan staf account payable adalah keterampilan interpersonal, komunikasi, pemecahan masalah, disiplin, teliti, berpikir kritis, kerjasama, kolaborasi, bisa beradaptasi, etos kerja, dan manajemen proyek.

Kamu sedang mencari pekerjaan sebagai staf account payable? Jangan lupa untuk mendaftarkan diri kamu untuk menjadi talent di EKRUT. Semua proses dan bantuan professional di talent marketplace EKRUT gratis. Kamu – sebagai talent atau employer – bisa langsung direkrut dan merekrut kandidat yang sesuai. Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, daftar sekarang di EKRUT!

Itu tadi informasi mengenai account payable sehingga kamu bisa lebih memahami bagaimana menjadi staf account payable yang bisa bekerja dengan baik bagi perusahaan. Kamu ingin tahu fakta rata-rata permintaan gaji di EKRUT? Yuk, tonton video berikut ini.