Menjadwalkan meeting hingga koordinasi dan berkomunikasi saat meeting membutuhkan keterampilan tersendiri yang bahkan mungkin tidak didapatkan di kampus. Terlebih bagi yang berkecimpung di dunia IT, termasuk Developer.
Masalah komunikasi dan meeting bagi mereka tampaknya memang bukan prioritas. Namun kenyataannya, di realita dunia kerja, meskipun kamu bekerja di balik layar sebagai Developer, kemampuan dalam mengatur meeting dan berkomunikasi adalah hal penting.
Itulah sebabnya, kamu harus tahu apa yang perlu diperhatikan saat akan melakukan meeting. Berikut ini adalah tips meeting untuk Developer.
1. Pastikan bahwa meeting tersebut memang diperlukan
Pastikan bahwa meeting tersebut memang sangat diperlukan - EKRUT
Hal pertama sebelum kamu akhirnya memutuskan untuk melakukan meeting adalah, memastikan bahwa meeting tersebut memang perlu untuk dilakukan.
Jangan sampai kamu melakukan meeting hanya untuk memastikan bahwa pekerjaan telah dikerjakan tepat waktu. Karena pada dasarnya kamu bisa membuat sistem di mana kamu bisa melihat status proyek tertentu tanpa harus melakukan meeting.
Selain itu, meeting yang tidak benar-benar perlu hanya akan menghabiskan waktu.
Baca juga: 6 Tips menciptakan rapat yang efektif
2. Pastikan kamu mengundang orang yang tepat
Undanglah orang yang tepat untuk menghadiri rapat tersebut - EKRUT
Meeting yang tidak efektif adalah ketika kamu mengundang begitu banyak orang yang sebagian besar tidak berkepentingan dalam meeting tersebut. Jadi, pastikan kamu mengundang orang yang tepat dan sesuai dengan tujuan meeting.
3. Buat rencana meeting
Pikirkan apa yang kira-kira akan dibahas dalam meeting developer itu - EKRUT
Sebelum kamu akhirnya meeting dimulai, ada baiknya kamu membuat rencana terlebih dahulu. Pikirkan apa yang akan dibahas di dalam ruangan nanti, goals apa yang ingin dicapai melalui meeting tersebut. Cara ini diharapkan dapat membuat meeting berjalan lebih efektif.
Jika kamu yang akan memimpin meeting, kamu mungkin bisa menyampaikan kepada anggota meeting apa saja yang akan dibahas dan apa yang perlu dipersiapkan oleh masing-masing anggota. Selain dapat lebih efektif, mereka pun dapat lebih mempersiapkan diri.
4. Pastikan kamu memilih waktu yang tepat
Waktu meeting sangat berpengaruh pada hasil yang akan didapatkan - EKRUT
Ada fakta menarik mengenai meeting, di mana ternyata waktu meeting dapat berpengaruh kepada hasil. Studi menunjukkan bahwa ternyata pagi hari adalah waktu yang tepat untuk membuat keputusan yang baik.
Sedangkan sore hari menjadi waktu yang tepat untuk melakukan brainstroming. Pasalnya, pemikiran yang kreatif cenderung muncul pada saat otak sedang merasa cukup lelah.
5. Sampaikan presentasi dengan menarik
Buatlah materi presentasi yang menarik bagi audiens - EKRUT
Hal lain yang harus dipersiapkan adalah materi presentasi yang dibuat semenarik mungkin. Multimedia seperti video atau animasi pada slide presentasi bisa mendorong kreativitas para peserta dan membuat meeting terasa lebih menyenangkan.
Ini juga dapat menarik perhatian para peserta. Di satu sisi, mereka lebih fokus dan banyaknya data yang mendetail pun terasa lebih ringan.
6. Rencanakan diskusi lanjutan
Bila solusi tidak kunjung ditemukan kamu bisa meminta untuk mengadakan meeting lanjutan - EKRUT
Selama meeting tak mudah bagi kita untuk menyelam jauh dan mencoba memecahkan masalah setiap masalah kecil yang muncul. Ingat, waktu ketika seseorang menyebutkan bug, kamu pun mulai melakukan debug di kepala. Lalu saat kamu menemukan solusinya, ternyata 30 menit telah berlalu.
hal berikutnya yang kamu ketahui 30 menit telah berlalu dan semua orang mencoba untuk mencari bug ini denganmu atau berharap mereka berada di tempat lain? Jadi, pastikan peserta meeting tetap konsentrasi dan ada diskusi dua arah antara peserta meeting dengan presentan.
7. Terbuka terhadap argumen
Meeting tatap muka mendorong kesempatan diskusi dengan peserta - EKRUT
Meeting secara tatap muka memberikan kesempatan bagi para peserta untuk berdiskusi. Diskusi secara tim akan mendorong terciptanya ide-ide baru, sekaligus mendorong para peserta untuk mengemukakan semua pendapat mereka.
8. Perhatikan durasi
Perhatikan juga durasi meeting yang berlangsung agar tidak terlalu lama - EKRUT
Tips meeting untuk developer selanjutnya yang perlu diperhatikan adalah tentang durasi dari meeting tersebut. Jangan sampai karena hanya meeting lantas pengembang kehilangan waktunya untuk bekerja.
Padahal pekerjaanmu sebagai pengembang cukup menyita waktu dan perhatian. Itulah kenapa penting untuk mengetahui durasi rapat yang akan dilakukan saat kamu menerima undangan meeting.
Selain itu, semakin lama pertemuan juga akan membuat banyak peserta merasa bosan dan rapat tidak berjalan dengan efektif.
9. Memberikan feedback dari hasil meeting
Siapkan feedback dan catatan saat meeting mulai berakhir - EKRUT
Memberikan feedback dari hasil meeting menjadi hal penting. Tak ada salahnya meninjau kembali serta memberikan saran untuk perbaikan pada peserta meeting maupun topik pembahasan.
Setelah akhirnya kamu melakukan meeting dengan baik dan membuat ringkasan meeting dalam bentuk notulen rapat, langkah selanjutnya adalah untuk membaca ulang hasil pembicaraan tersebut. Poin-poin apa saja yang perlu ditekankan, solusi apa yang dihasilkan, dan agenda apa selanjutnya.
Baca juga: 9 Alasan pentingnya komunikasi dalam dunia kerja
Jadi, dengan menjalankan tips meeting ini, kamu sebagai developer tak hanya cerdas mengembangkan produk perusahaan, tapi juga dalam berkomunikasi dan koordinasi meeting.
Last update: 31 October 2020
Sumber:
- hackernoon.com
- thirdandgrove.com
- forbes.com
