Dalam bekerja, semua orang pasti pernah melakukan kesalahan, misalnya ketika mengirim email. Ketika kamu salah mengetik sesuatu dalam email, terkadang kesalahan tersebut dapat diartikan berbeda oleh penerima email.
Dari kesalahan tersebut, penerima email bisa saja menganggap bahwa kamu terlalu kaku, terlalu berjarak, atau mungkin terlalu banyak bicara. Karena itu, penting bagimu memeriksa kembali pesan yang akan dikirim untuk menghindari kesalahpahaman.
Berikut ini beberapa hal yang harus kamu perhatikan dalam email, agar tak berdampak buruk terhadap pekerjaanmu.
Tanpa kalimat pembuka
Penting untuk mengawali email dengan salam pembuka - EKRUT
Pada dasarnya, percakapan melalui email hampir sama dengan lewat telepon. Ketika kamu menelepon seseorang, kamu tak akan memulai panggilan dengan menyatakan langsung keinginanmu.
Sebaliknya, kamu mengawali percakapan dengan salam pembuka dan menanyakan kabar mereka. Meski terkesan basa-basi, hal tersebut dapat dipahami sebagai bentuk kesopanan.
Namun, ada sedikit pengecualian ketika percakapan dalam email berlanjut di luar konteks dari pesan sebelumnya. Dalam percakapan seperti itu, kamu tak perlu bersikap terlalu formal. Hanya saja, kamu perlu tetap menjaga sopan santun.
Baca juga: 22 kalimat pembuka email yang tidak membosankan
Tidak memeriksa kembali isi email
Periksa kembali isi email sebelum mengirimnya - EKRUT
Luangkan sedikit waktu untuk membaca kembali pesan yang akan kamu kirim sebelum menekan tombol “Kirim”. Sering kali orang-orang melakukan kesalahan pengetikan yang dapat membuat pemahaman penerima email terhadap pengirimnya berubah.
Selain itu, kamu juga bisa membaca kembali pesanmu dengan bersuara untuk memastikan bahwa “nada” dalam tulisanmu tidak akan dikonotasikan secara negatif.
Menggunakan sapaan penutup otomatis
Sesuaikan salam penutup dengan isi email - EKRUT
Bagi orang-orang yang sering berkirim email, sebenarnya tak terlalu sulit untuk mengetahui apakah seseorang menggunakan tanda tangan otomatis atau tidak.
Ketika kamu mengakhiri email dengan “Have a great day” berkali-kali, hal tersebut dapat menunjukkan bahwa kamu tidak mengerahkan usaha untuk mengetik hal sesederhana salam penutup. Dengan begitu, pastikan bahwa tak ada frasa dalam emailmu yang sudah diulang dalam email-email sebelumnya.
Lupa mengganti baris subjek
Ganti subjek email dan mulai utas baru jika sudah ada pergantian topik - EKRUT
Kebanyakan orang lupa akan subjek email. Setiap kali mendiskusikan topik baru, penting untuk mengganti utas email dalam subjek judul yang baru agar percakapan tersebut mudah ditemukan di masa mendatang.
Baca juga: Jangan salah, ini perbedaan cc dan bcc pada email
Berkirim email, padahal bisa menelepon
Tentukan jalur komunikasi yang tepat sebelum memutuskan mengirim email - EKRUT
Terkadang, email bukan jalur komunikasi yang tepat. Misalnya, ketika kamu ingin berkonsultasi dengan seseorang. Di samping berkirim email, kamu bisa membahas hal tersebut secara langsung melalui telepon.
Melakukan panggilan lama melalui telepon juga bisa menunjukkan keseriusanmu untuk mengontak rekanmu dan membicarakan sesuatu. Namun, bila kamu memang tak mungkin melakukan panggilan telepon, kamu tetap bisa mengirim email tanpa perlu menunjukkan tendensi untuk memerintah dan menekan rekanmu.
Sekarang kamu sudah tahu kan, kesalahan yang biasa muncul saat mengirim email. Jangan sampai terjadi lagi ya!
Last update: 30 October 2020
Sumber:
- fastcompany.com
- businessinsider.com
