10 Contoh Surat Dinas dari Berbagai Instansi Beserta Struktur Penulisannya

Surat dinas merupakan jenis surat yang umum digunakan oleh suatu institusi, baik institusi pendidikan maupun institusi pemerintahan. Surat dinas juga menjadi salah satu dokumen penting untuk menjalin relasi antar instansi dalam melakukan kerja sama atau korespondensi resmi dan formal. Oleh karena itu, agar kita mengetahui seluk beluk surat dinas, maka simak ulasan berikut ini.

Baca juga: 5 Cara Membuat Surat Lamaran Kerja yang Baik dan Benar

Apa itu surat dinas?

Surat dinas merupakan surat resmi untuk korespondensi antar instansi (Sumber: Pexels)

Menurut buku “Menulis Surat Dinas” yang disusun Suhardi dkk dari Universitas Negeri Yogyakarta, surat dinas merupakan surat resmi yang berhubungan dengan instansi atau kedinasan dengan bahasa sesuai kaidah tata bahasa baku. Surat dinas memiliki format surat yang tepat dan berisi tentang kepentingan tugas serta kegiatan instansi bersangkutan.

Surat dinas berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dan informasi. Beberapa fungsi khusus surat dinas adalah sebagai berikut:

• Menjadi duta atau wakil penulis
• Sebagai alat pengikat yang sah
• Sebagai pedoman kerja
• Sebagai bukti tertulis (hitam di atas putih)
• Sebagai alat bukti tentang komunikasi secara historis

Baca juga: 5 Contoh Surat Keterangan Kerja dan Cara Membuatnya

10 Contoh surat dinas dari berbagai instansi

Surat dinas memiliki ketentuan pengarsipan khusus pada masing-masing instansi atau dinas (Sumber: Pexels)

Agar lebih memahami tentang bagaimana surat dinas itu dibuat, maka berikut ini disertakan sepuluh contoh surat dinas dari berbagai instansi.

1. Contoh 1

Contoh surat dinas dari universitas (Sumber: Buku “Menulis Surat Dinas”)

2. Contoh 2

Contoh surat dinas undangan dinas (Sumber: 99.co)

3. Contoh 3

Contoh surat dinas undangan rapat (Sumber: akseleran.co.id)

4. Contoh 4

Contoh surat dinas institusi sekolah (Sumber: 99.co)

5. Contoh 5

Contoh surat dinas kedinasan dalam kementerian (Sumber: inews.id)

6. Contoh 6

Contoh surat dinas untuk kedinasan kabupaten (Sumber: nesabamedia.com)

7. Contoh 7

Contoh surat dinas untuk sidang instansi (Sumber: 99.co)

8. Contoh 8

Contoh surat dinas uji kelayakan (Sumber: nesabamedia.com)

9. Contoh 9

Contoh surat dinas organisasi intra sekolah (Sumber: nesabamedia.com)

10. Contoh 10

Contoh surat dinas rekomendasi kelayakan (Sumber: popbela.com)

Baca juga: 3 Contoh Surat Resign Kerja terbaik dan Profesional 2022

Struktur surat dinas

Surat dinas memiliki struktur yang terdiri dari berbagai komponen baku seperti kop surat hingga tanda tangan (Sumber: Pexels)

Setelah mengetahui beberapa format surat dinas di atas, kini kamu perlu mengetahui beberapa struktur utama dari surat dinas yang umum digunakan dalam format surat dinas. Adapun struktur tersebut secara berurutan adalah sebagai berikut:

1. Kepala surat

Surat dinas memiliki pola umum yaitu memiliki kepala surat. Kepala surat dalam surat dinas secara umum berisi identitas instansi seperti nama instansi, alamat kantor, kontak atau keterangan lainnya seperti logo atau nomor telepon.

2. Tanggal surat

Struktur pokok dari surat dinas berupa tanggal surat merupakan komponen wajib sebelum membuka isi surat. Tanggal surat memuat tanggal, bulan, dan tahun. Untuk nama kota tempat pembuatan surat seyogianya tidak perlu ditulis karena telah termaktub dalam kepala surat. Format penulisan tanggal yang benar adalah seperti “7 Desember 2018”.

3. Nomor surat

Nomor surat menjadi hal pokok dalam surat dinas atau resmi karena menyangkut arsip kantor dan juga petunjuk lain pada setiap instansi atau lembaga. Nomor surat pada surat dinas memiliki tiga komponen utama, yaitu nomor urut surat, kode instansi-admin, serta bulan dan tahun. Contoh penulisan nomor surat adalah “Nomor: 14/AD-FEB/III/2022”.

4. Lampiran surat

Surat dinas umumnya disertai dengan lampiran sesuatu seperti kuitansi, brosur, jadwal acara, dan sebagainya. Jumlah lampiran ini dituliskan pada bagian di bawah Nomor Surat. Penulisan jumlah jika tidak ada lampiran bisa ditulis dengan tanda (-). Penulisan jumlah lampiran surat yang benar adalah “Lampiran: 15 lembar”.

5. Hal surat

Hal surat merupakan komponen surat dinas yang mencantumkan pokok atau inti dari surat dinas tersebut. Hal surat ditulis dengan cara seperti “Hal: Undangan rapat”.

6. Tujuan/alamat surat

Tujuan atau alamat surat merupakan komponen yang berisi nama dan alamat penerima surat dinas. Penggunaan “Yang terhormat” atau “Yth.” digunakan untuk penghormatan terhadap individu tujuan, sedangkan kata “kepada” hanya ditujukan kepada lembaga. Sehingga, penggunaan keduanya tidak lazim. Contohnya seperti berikut:

7. Salam pembuka

Salam pembuka dalam surat dinas adalah bagian dari badan surat. Salam pembuka yang bersifat universal dan umum digunakan dalam surat dinas adalah “Dengan hormat”.

8. Isi surat

Isi surat merupakan bagian utama dari badan surat dengan beberapa bagian seperti sub bagian, paragraf pembuka, paragraf inti, dan paragraf penutup.

Paragraf pembuka berisi pengantar untuk menarik perhatian penerima atau pembaca surat dinas. Paragraf inti berisi suatu hal yang ingin diberitahukan, dilaporkan, dinyatakan, ditanyakan, diminta, atau hal-hal lain yang disampaikan penulis kepada penerima surat dinas. Paragraf penutup berisi tentang penegasan isi surat, ucapan terima kasih, imbauan, atau harapan terkait surat dinas tersebut.

9. Salam penutup

Salam penutup dicantumkan di antara alinea terakhir atau penutup dengan tanda tangan. Salam penutup dalam surat dinas yang benar dan universal adalah seperti “Hormat kami”.

10. Tanda tangan

Surat dinas ditandatangani oleh pejabat yang memiliki hak atau wewenang sah dalam korespondensi antar instansi. Tanda tangan dituliskan dalam area tersendiri dan terletak sesuai format surat dinas yang dipakai instansi tersebut.

11. Nama pengirim

Setelah tanda tangan, surat dinas selalu diikuti dengan pencantuman nama pengirim dan hendaknya ditulis secara lengkap bila tempatnya cukup. Penulisan nama diawali dengan huruf kapital pada setiap unsur nama, dan jika hendak disingkat maka sebaiknya pada unsur nama yang di depan.

12. Jabatan dan nomor induk pegawai

Penyertaan jabatan dan nomor induk pegawai (NIP) dalam surat dinas ditulis dengan huruf kapital pada bagian awal masing-masing kata. Contohnya adalah sebagai berikut:

Selain 12 komponen surat dinas di atas, masih ada beberapa komponen opsional yang sifatnya tidak wajib seperti tembusan surat dan inisial yang mengacu pada nama orang yang mengetik surat.

Surat dinas memiliki beberapa format yang umum dikenal sebagai berikut:

1. Format surat bentuk lurus penuh (full block)

Format surat dinas bentuk lurus penuh (Sumber: Buku “Menulis Surat Dinas”)

2. Format surat bentuk lurus (modified block style)

Format surat dinas bentuk lurus (Sumber: Buku “Menulis Surat Dinas”)

3. Format surat bentuk setengah lurus lama

Format surat dinas bentuk setengah lurus lama (Sumber: Buku “Menulis Surat Dinas”)

Baca juga: 7 Contoh Kop Surat dan Tips Membuatnya Agar Menarik

4. Format surat bentuk setengah lurus baru

Format surat dinas bentuk setengah lurus baru (Sumber: Buku “Menulis Surat Dinas”)

5. Format surat bentuk lekuk

Format surat dinas bentuk lekuk (Sumber: Buku “Menulis Surat Dinas”)

6. Format surat bentuk paragraf bergantung

Format surat dinas bentuk paragraf bergantung (Sumber: Buku “Menulis Surat Dinas”)

7. Format surat bentuk resmi berparagraf lurus

Format surat dinas bentuk resmi berparagraf lurus (Sumber: Buku “Menulis Surat Dinas”)

8. Format surat bentuk resmi berparagraf lekuk

Format surat dinas bentuk resmi berparagraf lekuk (Sumber: Buku “Menulis Surat Dinas”)

Surat dinas memiliki format-format tertentu yang menjadi salah satu pembeda utama dengan surat tidak resmi. Selain itu, ada beberapa perbedaan umum yang ada surat tidak resmi, yaitu:

• Tidak dapat berlaku sebagai alat pengikat atau arsip
• Ditulis dengan bahasa yang tidak formal atau sesuai tata bahasa baku
• Tidak memiliki kop/kepala surat dan tanda tangan sah
• Tidak memiliki format khusus 
• Tidak digunakan dalam relasi antar instansi atau dinas tetapi individu atau perorangan

Baca juga: 9 Contoh Surat Referensi Kerja yang Profesional untuk Kariermu

Itulah tadi seluk-beluk surat dinas yang perlu diketahui bagi kamu. Pembuatan surat dinas merupakan hal standar yang harus dikuasai oleh seorang pekerja di sebuah instansi, baik pemerintahan maupun sekolah. Bagi kamu yang bekerja di ranah administrasi atau sekretaris, kemampuan membuat surat dinas dan memahami formatnya merupakan keharusan.

Sedangkan, bagi kamu yang tengah memikirkan cara untuk mengawali karier, EKRUT bisa menjadi rekan profesional untukmu. Dengan mendaftar lewat EKRUT, kamu akan mendapatkan berbagai informasi mengenai karier dan juga kesempatan kerja. Tidak hanya itu, kamu juga berpotensi direkrut berbagai perusahaan bonafide di Indonesia lewat EKRUT. 

Kamu hanya perlu klik tautan di bawah ini untuk langsung mendaftar lewat EKRUT dan mulailah kariermu.

Sumber:

• staffnew.uny.ac.id
• jdih.kemenkeu.go.id
• 99.co